Risers, kamu pasti pernah melihat arsip kan? Yap, arsip yang identik dengan sekumpulan dokumen itu. Di dunia perkantoran tidak pernah lepas dari yang namanya arsip. Arsip di dunia perkantoran disebut dengan arsip kantor. Mari ketahui jenis dan pengelolaan arsip kantor di artikel ini!
Mengenal Apa Itu Pengarsipan
Risers, sebelum kamu ketahui apa itu pengarsipan, kamu perlu buat paham dulu sama yang namanya arsip. Arsip adalah dokumen dan data masa lampau yang masih diperlukan. Dokumen dan data dapat dikatakan arsip apabila:
- Punya nilai guna
- Terdapat informasi dindalamnya
- Dapat memberikan bukti, penjelasan atau konteks untuk keputusan masa depan
Kumpulan arsip bisa dikelola dengan baik melalui pengarsipan. Pengarsipan sendiri merupakan kegiatan mengarsipkan sekumpulan berkas atau arsip (fisik maupun digital) untuk membuatnya menjadi terstruktur, sehingga mudah ditemukan saat diperlukan.
Pengarsipan merupakan proses yang penting dilakukan dalam sebuah manajemen perkantoran. Pengarsipan menjadi proses yang krusial karena menyangkut keberlanjutan operasional kantor.
Kantor yang tidak menerapkan pengarsipan dalam kegiatan usahanya tentu dapat mengalami kekacauan operasional. Hal ini karena kegiatan operasional kantor yang sangat berkaitan dengan dokumen dan berkas perusahaan. Operasional kantor dapat terganggu kalau untuk mencari satu dokumen saja membutuhkan waktu satu jam.
Sampai sini, sudah kebayang kan Risers, apa itu pengarsipan dan pentingnya untuk keberlanjutan perusahaan? Lantas agar semua arsip kantor dapat terkelola dengan baik bagaimana? Penting ketahui dulu jenis arsip yang ada di kantor kamu.
Jenis-Jenis Arsip Kantor
Dalam melakukan pengarsipan, sebuah kantor pun sudah harus punya langkah atau manajemen pengelolaan arsip terlebih dahulu. Nah , ini dia jenis-jenis arsip kantor:
Arsip Fisik
Kamu pernah kelola data atau dokumen yang memiliki bentuk fisik? Seperti tumpukan laporan, nota, invoice, peraturan, atau denah kantor? Yap, itu semua biasa disebut arsip fisik. Arsip fisik adalah segala jenis dokumen yang memiliki wujud dan dikategorikan ke dalam arsip. Arsip fisik bukan hanya dokumen kertas saja, namun bisa berformat foto atau rekaman video.
Arsip Digital
Kebalikan dari arsip fisik, arsip digital ini tidak berwujud. Arsip dikategorikan sebagai arsip digital ketika arsip tersebut sudah masuk ke dalam sebuah sistem. Sistem ini bisa terdapat di komputer atau ponsel.
Jenis arsip kantor ini umumnya dapat diciptakan, diakses, dan dikelola melalui media digital. Arsip digital ini bisa juga merupakan duplikat dari sebuah arsip fisik. Meskipun mudah diakses, arsip digital punya risiko hilang yang lebih tinggi.
Arsip Aktif
Nah , kalau arsip aktif beda lagi, Risers. Coba kamu bayangkan sebuah filing cabinet yang ada di seberang meja kerja seorang staff administrasi. Kamu bisa mengira isi di dalamnya? Umumnya filing cabinet tersebut berisi arsip aktif.
Arsip aktif ini termasuk dalam kategori arsip dinamis. Jenis arsip kantor ini sangat berperan penting di kegiatan operasional kantor, sebab arsip inilah yang biasanya masih sering digunakan.
Arsip Inaktif
Selaras dengan namanya, arsip inaktif ini adalah dokumen-dokumen yang frekuensi penggunaannya rendah alias jarang digunakan. Akan tetapi, umumnya perusahaan tetap menyimpannya untuk kebutuhan di masa mendatang. Arsip ini disimpan dalam ruangan khusus guna menjaga masa simpannya. Sama seperti arsip aktif, jenis arsip kantor ini juga termasuk ke dalam arsip dinamis.
Arsip Statis
Kategorisasinya sama dengan arsip dinamis, akan tetapi arsip statis ini kebalikannya, Risers. Arsip statis tidak dipakai secara langsung setelah dibuat. Selain itu, arsip ini juga bukan untuk kegiatan operasional. Jenis arsip kantor ini dibuat dengan tujuan mendapatkan nilai guna yang lebih luas. Contohnya seperti: denah kantor pada perusahaan. Atau bisa juga berbentuk arsip kesejarahan.
Arsip Asli
Arsip asli adalah jenis arsip yang merupakan dokumen asli dari sebuah proses penciptaan arsip. Contohnya, saat kamu mengetik dan print sebuah surat atau laporan kemudian atasan tanda tangan di atasnya, maka dokumen itu merupakan asli. Nah , dokumen asli yang disimpan untuk keperluan mendatang disebut arsip asli. Arsip ini biasanya punya dasar hukum yang kuat dan dapat dijadikan bukti yang kredibel.
Arsip Duplikat
Kalau tadi sudah tahu yang asli, sekarang mari bahas yang duplikat. Arsip duplikat adalah bentuk ganda dari sebuah arsip asli. Dalam pengelolaan sebuah arsip di kantor, salinan arsip ini dibuat sebagai langkah mitigasi dalam pengelolaan arsip kantor.
Tujuan adanya arsip duplikat ini tidak lain untuk memastikan tetap tersedianya arsip jika terjadi arsip hilang atau rusak. Nah , buat kategorinya sendiri, arsip duplikat ini bisa berupa arsip fisik maupun digital.
Macam Pengelolaan Arsip Kantor
Setiap jenis arsip yang ada di kantor kamu perlu dikelola dengan baik, loh Risers. Sebab, menerapkan pengelolaan arsip di kantor bertujuan untuk membuat arsip menjadi lebih terurus. Pengelolaan arsip kantor ini meliputi:
- Penciptaan
- Penggunaan
- Penyimpanan
- Pemeliharaan
- Dan pemusnahan atau perpanjangan umur arsip
Kamu bisa melakukan pengelolaan arsip kantor dengan dua cara, berikut penjelasan detailnya:
#1. Pengelolaan Konvensional
Dari namanya saja kamu pasti sudah bisa menebak apa yang dimaksud pengelolaan arsip konvensional, kan? Yap, pengelolaan arsip kantor dengan cara konvensional ialah bentuk pengelolaan arsip menggunakan proses manual.
Mulai dari penciptaan, pengklasifikasian, pencatatan, hingga penyimpanan pada pengelolaan arsip kantor ini lebih banyak dilakukan dengan tenaga manusia, menggunakan media cetak, dan penyimpanan non-teknologi. Contohnya:
- Penciptaan arsip masih menggunakan media kertas (arsip fisik)
- Proses pengklasifikasian arsip masih menggunakan nomor arsip
- Pencatatan arsip kantor menggunakan media kertas
- Penyimpanan arsip dengan filing cabinet biasa
#2. Pengelolaan Digital
Pengelolaan arsip kantor secara digital memanfaatkan teknologi dalam proses pengelolaannya. Ya, seperti bayangan di kepalamu. Penciptaan, pengklasifikasian, pencatatan, dan pemusnahan arsip menggunakan komputer atau mobile phone. Pengelolaan dengan cara ini juga memanfaatkan barcode sebagai alat efisiensi.
Pengelolaan arsip kantor ini tidak menggunakan filing cabinet biasa, melainkan intelligent filing cabinet . Pengelolaan secara digital ini lebih bisa mempersingkat waktu pengelolaan arsip kantor. Proses pengelolaannya juga membuat penyimpanan arsip lebih efektif hingga meningkatkan efisiensi operasional kantor kamu.
Langkah Mengelola Arsip Kantor
Di perusahaan, umumnya pengelolaan arsip kantor dilakukan oleh seorang staff administrasi. Sebagai pihak yang mengemban tanggung jawab tersebut, seorang staff administrasi harus mengetahui langkah mengelola arsip kantor yang baik, efektif, dan efisien. Berikut harisenin.com kasih tahu langkah-langkah mengelola arsip kantor:
Identifikasi Arsip
Di setiap perusahaan tentu memiliki banyak bagian kerja. Setiap bagian kerja tersebut punya arsip yang harus disatukan.
Sebelum masuk ke klasifikasi, langkah pertama yang harus kamu lakukan dalam mengelola arsip kantor adalah melakukan identifkasi arsip. Kamu perlu tahu dulu arsip itu masuk ke bagian mana.
Contohnya: arsip bagian umum, arsip bagian keuangan, arsip bagian hukum, arsip bagian kepegawaian, atau yang lainnya.
Klasifikasi Jenis Arsip
Langkah kedua yang bisa dilakukan adalah dengan mengklasifikasikan jenis arsip. Jenis arsip di sini adalah jenis arsip kantor yang sudah dipaparkan di bagian atas, ya Risers.
Kamu perlu pastikan kalau arsip yang mau kamu kelola itu jenis arsip fisik, digital, inaktif, aktif, atau yang lainnya
Duplikasi Arsip
Nah , kalau arsip yang sedang kamu kelola adalah arsip asli, langkah selanjutnya kamu perlu buat duplikasinya. Jangan lupa langkah ini kamu lakukan khusus untuk arsip asli saja, ya Risers.
Hmm, jangan sampai deh kamu jadi nambah kerjaan dengan membuat salinan arsip yang tidak asli. Untuk tahu arsip asli atau tidak, maka perlu kamu pastikan benar-benar di langkah sebelumnya.
Pemilihan Media Penyimpanan Arsip
Setelah sudah sampai langkah ketiga, wajib deh buat menentukan media penyimpanan yang bakal kamu gunakan untuk menyimpan seluruh arsip tadi. Media penyimpanannya bisa berbagai macam ya, contohnya:
- Media penyimpanan fisik — map, ordner, filing cabinet konvensional, intelligent filing cabinet , MP4, MP3, CD, piringan hitam, dan sebagainya.
- Media penyimpanan digital — komputer, memori ponsel, hard disk, SSD, cloud storage, server, dan lainnya.
Pemilihan media penyimpanan ini harus disesuaikan dengan jenis arsip yang kamu kelola. Misal: arsip peraturan perusahaan lebih baik disimpan menggunakan media fisik dengan duplikasi digital, atau arsip surat masuk dan keluar dengan media fisik saja. Itu semua juga tergantung dari kesediaan infrastruktur penunjang pengelolaan arsip kantor di perusahaan kamu.
Penyusutan Arsip
Langkah terakhir adalah melakukan penyusutan arsip sesuai dengan JRA (jadwal retensi arsip) di perusahaan kamu. Prosesnya yaitu dengan memilah arsip sesuai JRA untuk memberikan ruang pada tempat penyimpanan arsip. Penyusutan arsip ini perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan arsip yang ada di perusahaan pantas untuk disimpan lebih lama atau dimusnahkan.
Seperti yang sudah harisenin.com bahas, arsip merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan operasional perusahaan. Pengelolaan arsip kantor jadi hal penting untuk diterapkan. Namun, pengelolaan tersebut haruslah sesuai dengan langkah-langkahnya.
Agar kamu bisa lebih expert mengelola arsip kantor di perusahaanmu, ini saatnya kamu buat ikutan Bootcamp Staff Administrasi dari harisenin. Selain pengelolaannya, kamu juga bakal dapetin ilmu soal digitalisasi arsip, index system, e-filing tools, dan masih banyak lagi. Jangan sampai kamu ketinggalan Batch terdekat, buruan daftar!
Baca Juga:
- Share this:
-
-
-
