Apa Itu Manpower Planning, Tujuan dan Cara Menghitungnya

Halo Risers! 🙌

Seringkali kamu merasa tim kamu kekurangan orang sampai semua orang lembur terus? Atau sebaliknya, ada terlalu banyak orang tapi kerjaannya enggak sebanding? Nah, ini dia pentingnya cara menghitung kebutuhan tenaga kerja atau yang biasa disebut dengan manpower planning.

Sebagai HR atau pemilik bisnis, menghitung kebutuhan tenaga kerja itu bukan sekadar tebak-tebakan. Ada metode dan formula yang bisa kamu pakai agar hasilnya akurat. Yuk, kita bahas tuntas cara kerjanya!

Apa Itu Manpower Planning?

Sebelum melangkah lebih jauh, ada baiknya kita menyamakan pandangan dulu tentang apa itu Manpower Planning. Dikutip Society for Human Resource Management (SHRM), perencanaan tenaga kerja yang solid sangat krusial karena membantu organisasi mengantisipasi kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) di masa depan sekaligus menghindari biaya operasional yang tidak perlu.

Intinya, Manpower Planning adalah proses strategis untuk memastikan jumlah karyawan pas dengan beban kerja yang ada. Tujuannya sederhana: agar bisnis Anda berjalan lancar dan efisien tanpa ada kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

Mengapa Manpower Planning Begitu Penting untuk Kelancaran Bisnis?

Bayangin deh, kalau kamu hiring terlalu banyak orang, budget perusahaan bisa jebol karena gaji dan benefit. Sebaliknya, kalau kekurangan tenaga, produktivitas menurun dan karyawan bisa burnout.

Beberapa manfaat menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan tepat:

• Efisiensi Biaya, kamu enggak buang-buang uang untuk gaji karyawan yang sebenarnya enggak dibutuhkan.
• Produktivitas Optimal, setiap karyawan punya beban kerja yang seimbang, jadi hasilnya bisa maksimal.
• Mengurangi Turnover, karyawan enggak overworked, jadi mereka lebih betah dan berkomitmen.
• Perencanaan Bisnis Lebih Baik, kamu bisa prediksi kebutuhan SDM untuk ekspansi atau proyek baru.
• Antisipasi Kesenjangan Skill, dengan perencanaan yang matang, kamu bisa identifikasi skill gap lebih awal dan menyiapkan program pelatihan atau rekrutmen yang tepat.

3 Dimensi Penting di Manpower Planning

Perlu dicatet! Manpower Planning itu tidak hanya fokus pada jumlah. Sebelum kita masuk ke metode perhitungan yang lebih dalam, ada tiga dimensi krusial yang harus kamu perhatikan agar perencanaan SDM kamu benar-benar komprehensif.

1. Dimensi Kuantitas (Jumlah)
   Dimensi pertama adalah Kuantitas, yang berarti berapa banyak orang yang sebenarnya kamu butuhkan. Perhitungan kuantitas ini sangat penting untuk memastikan tidak ada kelebihan atau kekurangan tenaga kerja dalam mencapai target perusahaan. Untuk menghitungnya, kamu harus mempertimbangkan volume pekerjaan, jam operasional, dan target bisnis yang ditetapkan.

2. Dimensi Kualitas (Kompetensi)
   Dimensi kedua adalah Kualitas, sebab bukan cuma jumlahnya yang harus pas, tapi juga kompetensi dan keterampilan yang dimiliki karyawan. Evaluasi kualitas ini sangat penting untuk memastikan skill karyawan yang ada sekarang sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini juga berkaitan erat dengan succession planning atau perencanaan sukses untuk mengisi posisi-posisi kunci.
3. Dimensi Biaya
   Pastikan budget yang kamu alokasikan untuk SDM sudah optimal. Ini mencakup gaji, tunjangan, benefit, biaya rekrutmen, training, dan cost of employee turnover. Perhitungan harus mempertimbangkan ROI dari setiap hire yang kamu lakukan.

Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja: 6 Metode Lengkap

Nah, sekarang masuk ke inti pembahasannya. Ada beberapa metode yang bisa kamu pakai untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja. Pilih yang paling cocok dengan kondisi perusahaan kamu ya!

#1 Metode Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)

Metode ini paling umum dan praktis. Intinya, kamu menghitung berdasarkan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan.

Formula Dasarnya:

Contoh Kasus:

Misalnya kamu punya toko online yang harus memproses 1.000 pesanan per hari. Satu customer service bisa handle 50 pesanan per hari dengan jam kerja normal (8 jam).

Tapi yang perlu kamu ingat, perlu tambahan buffer untuk cuti, sakit, atau libur. Biasanya ditambah 10-15% sebagai cadangan.

#2 Metode Full Time Equivalent (FTE)

FTE adalah metode yang menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan jam kerja standar. Metode ini cocok banget kalau kamu punya karyawan part-time atau kontrak dengan jam kerja berbeda-beda.

Formula FTE:

Contoh Kasus:

Perusahaan kamu butuh 320 jam kerja per minggu untuk departemen produksi. Jam kerja full-time adalah 40 jam per minggu.

Artinya kamu butuh 8 karyawan full-time, atau kombinasi part-time yang setara dengan 8 orang full-time.

Menurut U.S. Bureau of Labor Statistics, menggunakan FTE membantu perusahaan mengukur produktivitas dengan lebih akurat, terutama untuk bisnis dengan model kerja fleksibel.

#3 Metode Rasio Produktivitas

Metode ini menggunakan perbandingan antara output yang dihasilkan dengan jumlah tenaga kerja. Cocok untuk industri manufaktur atau produksi.

Formula FTE:

Contoh Kasus:

Pabrik kamu harus memproduksi 10.000 unit produk per bulan. Satu karyawan bisa menghasilkan 500 unit per bulan.

#4 Metode Keputusan Manajerial

Metode ini mengandalkan pengalaman dan judgment dari manajer departemen. Cara kerjanya simple:

1. Setiap departemen membuat list kebutuhan tenaga kerja mereka
2. List tersebut diajukan ke HR untuk direview
3. Manajemen menyetujui atau menyesuaikan berdasarkan budget dan prioritas.

Contoh Praktis:

• Lulusan akuntansi atau perpajakan
• Minimal 1 tahun pengalaman di bidang yang sama
• Menguasai aplikasi pajak dan payroll

Setelah diskusi dengan HR dan manajemen, disetujui pembukaan 4 posisi tersebut.

Kelebihan: Cepat dan mudah dilakukan

Kekurangan: Cenderung subjektif dan bisa bias, kurang cocok untuk perusahaan besar

#5 Metode Studi Kerja (Work Study Method)

Metode ini menganalisis waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan membandingkannya dengan waktu kerja produktif yang tersedia.

Langkah-langkah:

1. Hitung total unit pekerjaan dalam periode tertentu
2. Tentukan waktu standar untuk menyelesaikan satu unit pekerjaan
3. Hitung waktu kerja produktif karyawan per periode
4. Bagi total waktu yang dibutuhkan dengan waktu produktif per karyawan

Contoh Perhitungan

Diketahui: 

• Jumlah proyek per tahun: 100.000 proyek
• Waktu per proyek: 4 jam
• Waktu kerja produktif per karyawan: 2.000 jam/tahun

#6 Metode Rasio Bisnis (Revenue/Sales Ratio)

Metode ini menghubungkan jumlah karyawan dengan revenue atau target penjualan perusahaan.

Formula:

Contoh Kasus:

Dengan 200 karyawan, perusahaan menghasilkan revenue Rp 200 miliar. Target tahun depan adalah Rp 250 miliar.

Artinya, perusahaan perlu menambah 50 karyawan untuk mencapai target revenue baru.

Faktor Internal yang Mempengaruhi Kebutuhan Tenaga Kerja

Dipraktiknya, cara menghitung kebutuhan tenaga kerja enggak bisa hanya pake formula saja. Ada beberapa faktor internal yang perlu dipertimbangkan:

#1 Volume dan Kompleksitas Pekerjaan

Semakin besar volume atau semakin kompleks pekerjaannya, semakin banyak tenaga kerja yang dibutuhkan. Misalnya, perusahaan e-commerce saat harbolnas pasti butuh customer service lebih banyak.

#2 Tingkat Absensi dan Turnover

Rata-rata berapa persen karyawan yang cuti atau sakit? Berapa tingkat resign per tahun? Data ini harus masuk hitungan karena kamu butuh buffer untuk menggantikan mereka yang absent.

#3 Produktivitas Karyawan

Dua orang dengan skill berbeda bisa punya tingkat produktivitas yang berbeda. Karyawan senior mungkin bisa selesaikan pekerjaan 2x lebih cepat dibanding junior.

#4 Struktur Organisasi

Apakah struktur organisasi kamu flat atau hierarkis? Ini mempengaruhi berapa banyak leader dan staff yang dibutuhkan di setiap level.

#5 Teknologi dan Otomasi

Dengan tools dan sistem yang lebih canggih, beberapa pekerjaan bisa dilakukan dengan tenaga kerja lebih sedikit. Misalnya, implementasi chatbot bisa mengurangi kebutuhan CS manual.

Faktor Eksternal yang Perlu Dipertimbangkan

Selain faktor internal, ada juga faktor eksternal yang mempengaruhi perhitungan:

#1 Kondisi Pasar dan Ekonomi

Saat ekonomi sedang lesu, demand menurun dan kamu mungkin perlu rightsizing. Sebaliknya saat booming, kamu perlu scale up cepat.

#2 Regulasi Ketenagakerjaan

Peraturan pemerintah tentang jam kerja, upah minimum, atau jaminan sosial mempengaruhi biaya per karyawan dan strategi hiring.

#3 Kompetisi Talent Market

Kalau industri kamu competitive dan talent langka, kamu mungkin harus hire lebih banyak orang dengan level junior dan invest di training.

#4 Musim atau Peak Season

Bisnis retail biasanya butuh lebih banyak tenaga saat akhir tahun atau Ramadan. Perhitungan harus fleksibel mengikuti seasonal pattern.

#5 Tren Teknologi

Perkembangan AI, automation, atau digitalisasi bisa mengubah nature of work. Beberapa posisi mungkin nggak dibutuhkan lagi, tapi muncul kebutuhan skill baru.

8 Langkah Praktis Menyusun Manpower Planning

Setelah paham metode perhitungannya, sekarang kita bahas langkah-langkah cara menyusun manpower planning yang efektif:

#1 Pahami Tujuan dan Rencana Bisnis
Mulai dengan memahami visi, misi, dan strategic plan perusahaan. Tanyakan:

• Apa target bisnis tahun depan?
• Apakah ada rencana ekspansi atau launching produk baru?
• Divisi mana yang akan menjadi fokus growth?

#2 Analisis Kondisi Tenaga Kerja Saat Ini

Lakukan inventory lengkap tentang karyawan yang ada:

• Jumlah karyawan per departemen dan posisi
• Profil usia dan masa kerja
• Skill dan kompetensi yang dimiliki
• Performance rating
• Potensi untuk promosi

#3 Identifikasi Gap Analysis

Bandingkan kondisi saat ini dengan kebutuhan masa depan:

• Berapa gap jumlah karyawan yang dibutuhkan?
• Skill apa yang masih kurang?
• Posisi kritis mana yang butuh succession plan?

#4 Proyeksikan Kebutuhan Masa Depan

Gunakan salah satu atau kombinasi metode perhitungan yang sudah dibahas di atas. Pertimbangkan:

• Target revenue dan growth rate
• Rencana ekspansi atau restructuring
• Technology roadmap
• Industry trends

#5 Buat Rencana Aksi dan Budget

Setelah tahu berapa banyak dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan, susun action plan:

• Timeline rekrutmen per posisi
• Budget untuk gaji, benefit, dan biaya rekrutmen
• Rencana kenaikan gaji dan promosi
• Program pelatihan dan development

#6 Koordinasi dengan Stakeholder

Diskusikan draft manpower planning dengan:

• Manajer departemen untuk validasi kebutuhan
• Finance untuk approval budget
• Top management untuk strategic alignment

#7 Implementasi Program

Setelah disetujui, eksekusi program yang sudah disusun:

• Mulai proses rekrutmen
• Jalankan program training
• Lakukan re-positioning jika diperlukan
• Monitor progress secara berkala

#8 Evaluasi dan Adjustment

Lakukan review minimal setiap quarter:

• Apakah target hiring tercapai?
• Bagaimana kualitas hire?
• Apakah ada perubahan business needs?
• Perlu adjustment untuk periode berikutnya?

Contoh Perhitungan Komprehensif

Risers, biar lebih jelas, ini contoh perhitungan lengkap untuk sebuah perusahaan e-commerce:

Data Perusahaan:

• Jumlah pesanan per hari: 2.000
• Jam operasional: 10 jam/jari (08.00 - 18.00)
• Satu CS bisa handle 10 pesanan per jam
• Jam kerja per CS: 8 jam/hari
• Tinglat absensi rata-rata: 10%
• Target growth: 30% tahun depan

Perhitungan:

1. Kapasitas CS per hari = 10 pesanan/jam x 8 jam = 80 pesanan
2. Kebutuhan CS ideal saat ini = 2.000/80 = 25 orang
3. Tambahan buffer absensi = 25 x 10% = 25 orang
4. Total kebutuhan CS saat ini = 25 = 8 = 28 orang
5. Proyeksi pesanan tahun depan = 2.000 x 1,3 = 2.600 pesanan/hari
6. Kebutuhan CS tahun depan = (2.600/80) x 1,1 = 35,75 = 36 orang
7. Gap yang perlu direktrut = 36 - 28 = 8 orang CS

Budget Planning:

• Gaji per CS: Rp 5 juta/bulan
• Total budget untuk 8 CS baru: Rp 40 juta/bulan
• Budget annual (Termasuk THR & benefit): Rp 40 juta x 13 = Rp 520 juta

Kesalahan Umum dalam Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Biar enggak salah langkah, ada hal yang perlu kamu hindari beberapa kesalahan umum ini:

#1 Hanya Fokus pada Angka

Penting untuk selalu mempertimbangkan aspek kualitatif (skill, pengalaman, dan culture fit). Di dunia kerja, 10 orang yang kemampuannya biasa aja seringkali tidak akan mampu menandningi efektivitas yang dihasilkan oleh 8 orang yang benar-benar berkualitas tinggi.

#2 Tidak Mempertimbangkan Fluktuasi Bisnis

Bisnis itu dinamis (berubah cepat) dan setiap departemen (produksi, HR, sales) punya kompleksitas dan beban kerja yang berbeda, kamu harus menghindari formula kaku. Perhitungan Manpower Planning harus fleksibel dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik di lapangan.

#3 Mengabaikan Employee Wellbeing

Pastikan perhitungan kamu akurat, jangan sampai malah memicu karyawan overwork (bekerja berlebihan) hingga berujung pada resign massal. Ingat, Work-Life Balance harus menjadi pertimbangan utama dalam setiap perencanaan tenaga kerja.

#4 Tidak Update Data

Penting sekali untuk menggunakan data yang up-to-date (terbaru). Data yang kamu miliki dari dua tahun lalu mungkin sudah tidak relevan, mengingat model bisnis atau kondisi pasar sudah berubah drastis.

#5 Mengabaikan Internal Talent

Sebelum memutuskan untuk rekrut dari luar (eksternal), selalu cek dan pertimbangkan talenta internal yang bisa dipromosikan atau di-reposition (dialihkan posisi). Pendekatan ini terbukti lebih hemat biaya (cost-effective) dan sekaligus dapat meningkatkan moral karyawan (boost employee morale).

#6 No Flexibility for Alternatives

Jangan terlalu kaku dan membatasi diri pada permanent hire (karyawan tetap) aja. Di banyak kasus, opsi seperti part-time, freelancer, atau outsourcing justru bisa menjadi solusi lebih efisien dan adaptif terhadap kebutuhan bisnis.

Tools dan Software untuk Manpower Planning

Di era digital ini, kamu enggak perlu hitung manual pakai Excel lagi. Nih, ada banyak tools yang bisa membantu:

HRIS Software

Dengan sistem manajemen SDM lengkap yang bosa tracking produktivitas, absensi, perfoamnce, dan generate laporan kebutuhan kerja otomatis. Dikutip Woliba, HRIS modern dapat membantu HR Profesional dalam membuat keputusan data-driven untuk manpower planning. Contohnya Mekari, Talenta, Gadjian, dan LinovHR.

Workforce Management Software

Khusus untuk scheduling, forecasting, dan manpower planning. Cocok untuk industri dengan shift work atau musiman. Perfect Planner menyediakan solusi untuk optimizing manopower planning resource planning and management.

Project Management Tools

Tools seperti Asana, Monday.com, atau Jira bisa membantu visualisasi beban kerja tim dan identifikasi bottleneck. Menurut NBD Accounting, menggunakan project management tools merupakan salah satu workforce resourcing techniques yang efektif.

Analytics & BI Tools

Google Analytics, Tableau, atau Power BI untuk analisis data bisnis yang berpengaruh ke kebutuhan SDM. Management Study Guide menekankan pentingnya mathematical models dan statistical analysis dalam manpower forecasting.

AI-Powered Recruitment Platform

Platform seperti KitaLulus atau Glints yang punya fitur AI untuk screening CV dan matching kandidat sesuai kebutuhan. LinkedIn juga menjadi platform yang powerful untuk talent acquisition strategy.

International Labour Organization (ILO) juga menyediakan berbagai panduan dan tools gratis untuk workforce planning yang bisa kamu manfaatkan.

Rekrutmen top talent memang bukan proses instan, namun kuncinya terletak pada strategi yang tepat dan konsisten untuk membangun dream team kamu. Selain mencari skill terbaik, jadilah proaktif, strategis, dan tempatkan prioritas tinggi pada candidate experience. Hal ini mencakup fokus pada cultural fit, diversity, dan employer branding. Jangan lupa optimalkan employee referrals dan structured interviews, serta pastikan kamu menawarkan kompensasi kompetitif dan kultur inklusif yang memikat talenta terbaik untuk bergabung.

Kalo kamu mau belajar menjadi HRD Professional tapi bingung harus mulai dari mana. Kamu bisa coba ikut program belajar Harisenin Bootcamp Human Resources. Program berdurasi 3 bulan dan kamu akan belajar langsung bareng expert!