Penjelasan HRIS: Pengertian & Fungsinya

Human Resources Information System (HRIS) merupakan perangkat lunak yang sekarang banyak digunakan oleh perusahaan menengah dan besar.  Pada artikel ini kamu akan mengetahui gambaran umum mengenai apa itu HRIS, fungsi-fungsinya dan juga cara penerapannya.  

Baca juga:    Apakah Menjadi HR Harus dari Lulusan Psikologi?  

Apa itu HRIS?  

HRIS adalah kependekan dari Human Resource Information System. Secara esensial, HRIS merupakan suatu sistem yang terpusat yang memainkan peran penting dalam pengelolaan data sumber daya manusia perusahaan.  

HRIS mencakup berbagai aspek, mulai dari penggajian karyawan, proses rekrutmen, pengelolaan pembayaran pajak, pemantauan cuti karyawan, pencatatan absensi, hingga evaluasi kinerja karyawan. HRIS adalah suatu sistem yang dapat memberikan dukungan dalam memungkinkan departemen sumber daya manusia (HRD) untuk menyelesaikan proses pengelolaan karyawan dengan lebih efisien dan dengan dokumentasi yang terstruktur.  

Umumnya, HRIS adalah sebuah platform atau alat yang memungkinkan penyimpanan data dan memberikan beragam fasilitas, termasuk pelacakan dan analisis data-data karyawan. Dengan adanya HRIS, HRD tidak lagi perlu menghabiskan waktu untuk memasukkan data secara manual.  

Lebih dari itu, HRIS telah mengintegrasikan penyimpanan data dalam bentuk awan (cloud), yang berarti bahwa data yang disimpan terjamin keamanannya dan hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki izin akses yang sesuai.  

Baca juga:  HR Wajib Tahu, Berikut 7 Tools Membantu Proses Hiring  

Keuntungan Menggunakan HRIS  

• Pencatatan. HRIS merupakan sistem pencatatan yang melacak perubahan apa pun yang berhubungan dengan karyawan. HRIS dapat dilihat sebagai sumber kebenaran tunggal dalam hal data personalia. Jadi sangat kecil kemungkinan terjadinya  human error.    
   
• Compliance.    Sejumlah informasi dikumpulkan dan disimpan untuk memenuhi persyaratan kepatuhan. Ini mencakup data yang diperlukan untuk mengidentifikasi karyawan dalam situasi seperti pencurian, penipuan, atau perilaku yang tidak etis, kontak darurat untuk keadaan kecelakaan, data identifikasi warga negara yang diperlukan oleh pihak pajak, serta tanggal berakhirnya sertifikasi yang diperlukan. Semua data tersebut dapat diarsipkan dalam HRIS. Hal yang sangat penting adalah menjaga data tersebut dengan aman dan melindunginya sesuai dengan ketentuan yang ada dalam peraturan GDPR.    
   
• Efisiensi. Menyimpan semua data ini dalam satu lokasi tidak hanya meningkatkan keakuratan, tetapi juga menghemat waktu. Beberapa perusahaan masih menyimpan banyak informasi tentang karyawan dalam bentuk dokumen fisik. Mencari folder yang sesuai dan mencari lembaran yang diperlukan dapat menghabiskan banyak waktu bagi staf.    
   
• Strategi HR.      HRIS memungkinkan pelacakan data yang diperlukan untuk memajukan strategi SDM dan bisnis. Bergantung pada prioritas organisasi, data yang berbeda akan sangat penting untuk dilacak. Di sinilah HRIS bersinar.    
   
• Self- Service HR. Manfaat terakhir adalah kemampuan untuk menawarkan layanan SDM mandiri kepada karyawan dan manajer. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengelola urusan mereka sendiri. Jika dilakukan dengan benar, HRIS dapat menawarkan pengalaman karyawan yang baik. Perlu diingat bahwa tidak semua sistem HRIS menawarkan hal ini dengan cara yang mudah digunakan!  

Fungsi HRIS  

Ada berbagai jenis sistem dan  software HRIS. Karena HRIS mencakup semua fungsi untuk SDM, semua fungsi yang terpisah merupakan bagian dari sistem. Fungsi-fungsi ini meliputi:  

• Applicant Tracking System (ATS).    Software ini mengatasi seluruh aspek kebutuhan rekrutmen perusahaan. Perangkat tersebut memonitor informasi dan CV para calon, memungkinkan perekrut untuk mengaitkan posisi pekerjaan dengan kandidat yang cocok dari pool lamaran perusahaan, serta memberikan panduan dalam proses perekrutan.    
   
• Payroll.  Proses penggajian otomatis mempermudah pembayaran karyawan. Data kontrak dan detail mengenai karyawan yang baru seringkali dimasukkan ke dalam sistem ini, seringkali digabungkan dengan informasi waktu dan kehadiran, dan pada akhir bulan, perintah pembayaran diproses.    
   
• Benefits administration. Salah satu fungsi tambahan dari HRIS adalah pengelolaan tunjangan. Tunjangan karyawan merupakan aspek penting dalam paket kompensasi dan juga dikelola melalui sistem ini. Sistem yang lebih maju menyediakan model pelayanan tunjangan swadaya untuk karyawan. Dalam situasi ini, karyawan memiliki kebebasan dalam memilih tunjangan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Seorang karyawan mungkin lebih memilih tambahan cuti melahirkan, sementara yang lain mungkin lebih tertarik pada mobil perusahaan yang lebih mewah. Pendekatan ini dalam pengelolaan tunjangan sering disebut sebagai model kafetaria.    
   
• Time & Attendance.  Modul ini mengoleksi informasi waktu dan kehadiran karyawan, terutama penting untuk pekerja yang memiliki jadwal shift. Dulu, karyawan mencatat jam kerja mereka di kertas, kemudian manajer memasukkan data tersebut ke dalam sistem secara manual. Berdasarkan data ini, gaji dibuat dan dibayarkan. Sekarang, karyawan sering mencatat waktu dengan sidik jari atau kartu yang terhubung dengan HRIS. Ini memberikan catatan waktu yang akurat dan mempermudah pengawasan keterlambatan.    
   
• Training.    Learning & Development merupakan unsur yang sangat penting dalam pengelolaan karyawan. Modul ini memungkinkan departemen SDM untuk memantau kualifikasi, sertifikasi, dan kemampuan karyawan, serta mencatat daftar kursus yang tersedia bagi karyawan perusahaan. Modul ini sering disebut sebagai LMS, atau  Learning Management System , ketika digunakan secara terpisah. LMS biasanya mencakup berbagai opsi e-learning dan kursus lain yang dapat diakses oleh karyawan.    
   
• Performance management. Pengelolaan kinerja merupakan aspek penting dalam pengaturan sumber daya manusia. Evaluasi kinerja dilakukan oleh manajer langsung atau rekan kerja karyawan, biasanya beberapa kali dalam setahun.    
   
• Succession planning. Membangun jalur bakat dan memiliki kandidat pengganti yang siap mengisi peran penting dalam organisasi adalah elemen kunci lainnya dalam HRIS.     
   
• Employee sel-servie. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, organisasi semakin menekankan keterlibatan karyawan dan atasan langsung mereka dalam mengelola data mereka sendiri. Misalnya, karyawan dapat mengajukan permintaan cuti sendiri, yang setelah disetujui, akan langsung tercatat dalam sistem untuk tujuan penggajian dan tunjangan.    
   
• Reporting & analytics. Model yang kurang umum dalam sistem HRIS adalah pelaporan dan analisis. Sistem modern memungkinkan pembuatan laporan HR secara otomatis tentang berbagai topik seperti pergantian karyawan, absensi, kinerja, dan banyak lagi. Analisis melibatkan pemanfaatan wawasan ini untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif.   

Baca juga:  Cara Melakukan Kompensasi dan Benefit Karyawan yang Efektif  

Bagaimana Cara Untuk Berkarir Menjadi HRIS Officer?  

Apabila Kamu menginginkan pengetahuan lebih mendalam tentang penerapan HRIS dan pengembangan serta pengelolaan strategi SDM berbasis digital. Kamu bisa mengikuti  harisenin bootcamp human resources.       

Di  bootcamp harisenin kamu akan belajar selama 5 - 6 bulan untuk mencapai karir menjadi seorang HR. Jika kamu tertarik bisa tanya-tanya di  link berikut.  

Baca juga:  Perjuangan Fitrah Maulidina Terjun ke Dunia HR