Risers pasti pernah mendapatkan undangan onboarding setelah melalui proses rekrutmen yang panjang. Onboarding adalah salah satu tahap yang biasa ada pasca rekrutmen karyawan di sebuah perusahaan.
Pertanyaannya, apakah benar onboarding karyawan harus dilakukan? Setelah membaca artikel ini sampai habis, kamu bakal mengetahui proses onboarding karyawan, seberapa penting onboarding dilakukan, serta manfaatnya untuk karyawan dan perusahaan.
Apa Itu Onboarding Karyawan?
Onboarding karyawan adalah salah satu tahapan pasca rekrutmen. Onboarding karyawan ada setelah seorang karyawan dinyatakan lulus seleksi akhir. Tepatnya, onboarding karyawan ini termasuk ke dalam proses talent management. Kamu akan menemui tahapan ini pada perusahaan yang menerapkan talent management dalam pengelolaan karyawannya.
Onboarding karyawan pada dasarnya adalah kegiatan memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru. Kegiatan ini biasanya dirancang dan dilaksanakan oleh departemen Human Resources .
Kegiatan yang dirancang pun beragam, namun yang menjadi inti adalah mengintegrasikan budaya perusahaan dan memberikan informasi awal kepada karyawan sebelum masa produktifnya berlangsung.
Fungsi Onboarding Karyawan
1. Membangun Bonding Karyawan
Onboarding karyawan berfungsi sebagai alat untuk membangun kedekatan antar karyawan dengan karyawan dan karyawan dengan perusahaan. Kegiatan onboarding yang diadakan oleh HR mampu membuat SDM di perusahaan mengenal satu dengan yang lain pada lingkup professional. Sebagai contoh: sesi perkenalan yang memungkinkan untuk mengetahui background dan motivasi bekerja. Selain itu, sesi sharing dari perusahaan lebih membuat karyawan mengenal perusahaan tempat bekerja.
2. Meningkatkan Loyalitas Karyawan
Onboarding juga bisa berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan loyalitas karyawan. Kegiatan onboarding menentukan first-impression karyawan terhadap perusahaan. Perusahaan yang membuat acara onboarding -nya berbobot sekaligus fun akan menjadi nilai tambah dimata SDM-nya. Hal ini mempengaruhi tingkat loyalitas mereka ke-depannya.
3. Sebagai Panduan Karyawan
Kegiatan Onboarding memiliki fungsi lain yaitu memberikan panduan kepada karyawan. Panduan yang diberikan berkaitan dengan cara kerja, budaya organisasi, sampai dengan hal-hal kecil tentang perusahaan dan divisinya. Onboarding sebagai panduan berpengaruh pada pemahaman dan proses adaptasi karyawan baru.
4. Optimasi Biaya Rekrutmen
Kegiatan onboarding yang oke juga dapat berfungsi sebagai alat optimalisasi biaya proses rekrutmen di sebuah perusahaan. Semakin kegiatan onboarding memiliki nilai lebih di mata SDM, semakin tinggi pula tingkat loyalitas mereka.Tingkat loyalitas karyawan berdampak pada tingkat retensi karyawan. Dengan demikian, biaya rekrutmen SDM bisa lebih optimal.
Bagaimana Proses Onboarding Karyawan yang Baik?
Proses onboarding karyawan dimulai sejak penyusunan kegiatannya. Penyusunan kegiatan onboarding karyawan dilakukan jauh sebelum perusahaan menerima karyawannya. Departemen Human Resources akan menyusun kegiatan yang termasuk dalam talent management ini mulai saat kandidat masuk ke dalam tahap interview.
Umumnya HR akan mempersiapkan beberapa hal berikut ini sebelum hari-H penyambutan karyawan dilakukan:
- Membuat guidebook untuk karyawan baru
- Memilih onboarding buddy yang akan ditugaskan untuk membantu karyawan baru selama kegiatan onboarding berlangsung
- Membuat email karyawan
- Memesan device yang akan dipakai karyawan
- Mempersiapkan kartu ID karyawan
- Mengatur akses kartu parkir karyawan
- Mempersiapkan formulir data karyawan baru
- Mengatur pelatihan yang akan didapatkan karyawan baru
- Mempersiapkan list tugas untuk karyawan baru (biasanya dilakukan rapat terlebih dahulu dengan user atau atasan langsung karyawan baru)
- Membuat template undangan onboarding karyawan baru
Human Resources Department menyusun proses onboarding karyawan ke dalam beberapa tahapan:
1. Pra- Onboarding
Tahap pra- onboarding terjadi setelah karyawan menerima offering letter dari perusahaan. Pada tahap ini Divisi HR akan melakukan beberapa hal berikut:
- Membuat dan mengirimkan surat selamat datang by email kepada karyawan
- Mengirimkan akses email, guidebook, dan formulir data karyawan baru yang wajib diisi by email
- Mengirimkan undangan onboarding karyawan baru by email
2. Onboarding
Setelah semua persiapan pada pra-onboarding dilakukan, karyawan dapat mengikuti kegiatan utama onboarding pada tahapan ini. Khusus dalam tahapan ini, HR akan menyusun materi presentasi terkait:
- Latar belakang perusahaan secara singkat (visi dan misi)
- Struktur organisasi perusahaan
- Budaya perusahaan
- User atau atasan
- Rekan kerja
3. Minggu Pertama-90 Hari
Penyusunan kegiatan di minggu pertama hingga 90 hari ini banyak didominasi oleh pengalihan tugas divisi HR kepada buddy atau mentor yang akan membantu proses onboarding karyawan baru. Selain itu, pada tahap ini disusun pula rencana meeting harian maupun mingguan tim guna menyelaraskan tugas yang sedang dikerjakan.
Kegiatan yang Biasa dilakukan Saat Onboarding Karyawan 
Sejak masih menjadi calon karyawan, tentunya kamu punya ekspektasi terhadap perusahaan yang kamu lamar. Nah, di onboarding karyawan ini lah saatnya kamu memvalidasi semua ekspektasi yang kamu miliki itu. Semua kegiatan ditentukan oleh rancangan acara HR pada saat penyusunan tahapan onboarding karyawan. Secara keseluruhan umumnya onboarding karyawan akan diisi kegiatan berikut ini:
1. Pemberian Welcome Kit
Kegiatan ini biasanya dilakukan di awal acara onboarding. Perusahaan melalui Human Resources akan memberikan welcome kit kepada kamu untuk meningkatkan engagement rate karyawan. Welcome kit yang diberikan tergantung jenis perusahaan dan divisi kamu bekerja. Biasanya welcome kit berupa barang-barang yang berguna untuk pekerjaan seperti: pulpen, buku catatan, guidebook cetak, dan sejenisnya.
2. Perkenalan Singkat Profile Perusahaan
Kegiatan ini juga termasuk ke dalam rangkaian onboarding. Human Resources bakal menjelaskan secara singkat perusahaan tempat kamu bekerja. Penjelasan tersebut termasuk visi dan misi, budaya kerja, hingga fasilitas yang akan kamu dapatkan selama bekerja.
3. Perkenalan Denah Perusahaan
Pada rangkaian kegiatan ini, buddy yang ditugaskan oleh Human Resources akan mengajak kamu berkeliling pada tiap lantai di gedung kantor tempatmu bekerja. Jika event onboarding dilakukan secara online, Human Resources umumnya akan memberikan gambaran virtual denah kantor.
Kegiatan ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan baru menemukan ruangan-ruangan yang nantinya dibutuhkan selama proses kerja berlangsung. Contoh onboarding karyawan ini jadi salah satu yang paling membantu karyawan baru sebelum mereka memulai kerja di hari pertama.
4. Perkenalan Struktur Organisasi Perusahaan
Sebagai karyawan yang masih baru, pastinya kamu masih belum familiar dengan divisi yang ada di perusahaan. Maka dari itu, dalam onboarding karyawan juga akan diperkenalkan struktur organisasi perusahaan mulai dari top level, middle level, hingga bottom level. Di sesi ini kamu akan diperkenalkan dengan pimpinan, kepala di masing-masing divisi, staff, hingga office boy.
5. Perkenalan User atau Atasan dan Divisi
Berbeda dengan perkenalan sebelumnya, di sesi ini kamu akan lebih dalam mengenali divisi, atasan dan rekan kerja kamu. Human Resources akan memberikan waktu khusus untuk sesi ini. Jika onboarding perusahaan dilakukan secara online, biasanya akan disediakan breakout room pada virtual meeting acara. Di sesi ini kamu juga diperkenankan untuk memperkenalkan diri secara singkat.
6. Sesi Bonding dengan Fun Games
Perusahaan tentunya ingin karyawannya merasakan kenyamanan di perusahaan. Sesi bonding dengan menyelenggarakan fun games jadi contoh onboarding karyawan yang efektif untuk menciptakan suasana nyaman, sekaligus mempererat hubungan antar karyawan.
7. Sesi Foto Bersama
Setiap acara pastinya ada sesi yang satu ini, tidak terkecuali onboarding karyawan. Selain untuk dokumentasi dan laporan kegiatan yang disusun HR, sesi foto bersama ini juga dapat menjadi strategi employer branding bagi perusahaan. Dengan kegiatan ini, kamu sebagai karyawan baru diharapkan mendapatkan momen berharga sebelum memberikan kontribusi ke perusahaan.
8. Memberikan Formulir Feedback dan Training Needs Analysis
Kegiatan onboarding karyawan tidak berakhir sampai sesi foto bersama. Kamu juga akan diminta untuk mengisi sejumlah formulir seperti:
- Feedback Form, berisi sejumlah pertanyaan terkait penilaian dan pendapat kamu tentang kegiatan onboarding karyawan secara keseluruhan.
- Training Needs Analysis Form, berisi kolom pilihan pelatihan yang kamu ingin dapatkan sebagai karyawan baru. Selain berbentuk kolom, biasanya HR memperkenankan kamu untuk mengisi sendiri macam pelatihan yang sesuai dengan kebutuhanmu.
Manfaat Onboarding Karyawan
Bagi Perusahaan
Kegiatan onboarding memiliki segudang manfaat untuk perusahaan. Perusahaan yang menerapkan onboarding karyawan di dalam talent management akan lebih untung. Dengan mengadakan onboarding karyawan, perusahaan dapat meningkatkan engagement rate karyawan. Bayangkan jika karyawan baru merasa ekspektasinya terpenuhi dan happy. Pastinya, mereka akan memberikan ulasan positif mengenai perusahaan. Tidak hanya itu, rasa senang itu juga akan mempengaruhi tingkat retensi karyawan nantinya.
Manfaat onboarding karyawan bagi perusahaan juga berkaitan dengan revenue. Jika karyawan baru punya pemahaman utuh tentang tugas, tanggung jawab serta mendapatkan instruksi yang jelas, dapat membuat mereka memberikan hasil kerja baik dan lebih produktif. Hal ini akan berdampak pada peningkatan revenue.
Bagi Karyawan
Kegiatan onboarding akan memberikan manfaat juga untuk karyawan di sebuah perusahaan. Penyelenggaraan onboarding karyawan yang sukses memberikan dampak kepada kepuasan karyawan. Dengan adanya kegiatan ini karyawan jadi tidak merasa bingung dan cemas untuk memulai hari pertamanya di perusahaan.
Apa jadinya jika kegiatan onboarding karyawan ini tidak dijalankan? Pastinya karyawan sulit memahami perusahaan, tugas, peran, dan fungsinya. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kegiatan awal kerja yang tidak terarah dan tidak produktif. Lebih dari itu, pengenalan di masa onboarding karyawan juga dapat membuat karyawan baru merasa dilibatkan dan dihargai. Penghargaan dibutuhkan untuk mempertahankan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
Kesimpulan
Kegiatan onboarding karyawan memberikan manfaat yang banyak di dunia pekerjaan. Bukan hanya manfaat yang dirasakan sementara oleh karyawan, namun juga untuk jangka panjang bagi perusahaan. Agar lebih paham soal onboarding karyawan langsung join Kelas Bootcamp Human Resources sekarang.
