Website

Search

Onboarding Karyawan: Apakah Sepenting Itu Bagi Perusahaan dan Karyawan?

Onboarding Karyawan: Apakah Sepenting Itu Bagi Perusahaan dan Karyawan?

Risers pasti pernah mendapatkan undangan onboarding setelah melalui proses rekrutmen yang panjang. Onboarding adalah salah satu tahap yang biasa ada pasca rekrutmen karyawan di sebuah perusahaan.  

 

Pertanyaannya, apakah benar onboarding karyawan harus dilakukan? Setelah membaca artikel ini sampai habis, kamu bakal mengetahui proses  onboarding karyawan, seberapa penting onboarding dilakukan, serta manfaatnya untuk karyawan dan perusahaan.  

Apa Itu  Onboarding Karyawan?  

https://www.freepik.com/free-photo/group-young-people-work_14667010.htm

 

Onboarding karyawan adalah salah satu tahapan pasca rekrutmen.  Onboarding karyawan ada setelah seorang karyawan dinyatakan lulus seleksi akhir. Tepatnya,  onboarding karyawan ini termasuk ke dalam proses  talent management . Kamu akan menemui tahapan ini pada perusahaan yang menerapkan talent management dalam pengelolaan karyawannya.   

 

Onboarding karyawan pada dasarnya adalah kegiatan memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru. Kegiatan ini biasanya dirancang dan dilaksanakan oleh departemen Human Resources .  

 

Kegiatan yang dirancang pun beragam, namun yang menjadi inti adalah mengintegrasikan budaya perusahaan dan memberikan informasi awal kepada karyawan sebelum masa produktifnya berlangsung.   

Fungsi  Onboarding Karyawan  

https://www.freepik.com/free-photo/young-people-having-work-meeting-office_14667515.htm#fromView=serie&page=2&position=12

1. Membangun Bonding Karyawan  

Onboarding karyawan berfungsi sebagai alat untuk membangun kedekatan antar karyawan dengan karyawan dan karyawan dengan perusahaan. Kegiatan onboarding yang diadakan oleh HR mampu membuat SDM di perusahaan mengenal satu dengan yang lain pada lingkup professional. Sebagai contoh: sesi perkenalan yang memungkinkan untuk mengetahui background dan motivasi bekerja. Selain itu, sesi sharing dari perusahaan lebih membuat karyawan mengenal perusahaan tempat bekerja.  

2. Meningkatkan Loyalitas Karyawan  

Onboarding juga bisa berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan loyalitas karyawan. Kegiatan  onboarding menentukan  first-impression karyawan terhadap perusahaan. Perusahaan yang membuat acara  onboarding -nya berbobot sekaligus fun akan menjadi nilai tambah dimata SDM-nya. Hal ini mempengaruhi tingkat loyalitas mereka ke-depannya.  

3. Sebagai Panduan Karyawan  

Kegiatan  Onboarding memiliki fungsi lain yaitu memberikan panduan kepada karyawan. Panduan yang diberikan berkaitan dengan cara kerja, budaya organisasi, sampai dengan hal-hal kecil tentang perusahaan dan divisinya.  Onboarding sebagai panduan berpengaruh pada pemahaman dan proses adaptasi karyawan baru.  

4. Optimasi Biaya Rekrutmen  

Kegiatan onboarding yang oke juga dapat berfungsi sebagai alat optimalisasi biaya proses rekrutmen di sebuah perusahaan. Semakin kegiatan onboarding memiliki nilai lebih di mata SDM, semakin tinggi pula tingkat loyalitas mereka.Tingkat loyalitas karyawan berdampak pada tingkat retensi karyawan. Dengan demikian, biaya rekrutmen SDM bisa lebih optimal.  

Bagaimana Proses Onboarding Karyawan yang Baik?  

https://www.freepik.com/free-photo/group-coworkers-office-talking_14667004.htm?log-in=google

 

Proses  onboarding karyawan dimulai sejak penyusunan kegiatannya. Penyusunan kegiatan onboarding karyawan dilakukan jauh sebelum perusahaan menerima karyawannya. Departemen Human Resources akan menyusun kegiatan yang termasuk dalam talent management ini mulai saat kandidat masuk ke dalam tahap interview.  

 

Umumnya HR akan mempersiapkan beberapa hal berikut ini sebelum hari-H penyambutan karyawan dilakukan:  

  • Membuat guidebook untuk karyawan baru
  • Memilih  onboarding buddy yang akan ditugaskan untuk membantu karyawan baru selama kegiatan  onboarding berlangsung
  • Membuat email karyawan
  • Memesan device yang akan dipakai karyawan 
  • Mempersiapkan kartu ID karyawan 
  • Mengatur akses kartu parkir karyawan
  • Mempersiapkan formulir data karyawan baru
  • Mengatur pelatihan yang akan didapatkan karyawan baru
  • Mempersiapkan list tugas untuk karyawan baru (biasanya dilakukan rapat terlebih dahulu dengan user atau atasan langsung karyawan baru)
  • Membuat template undangan  onboarding karyawan baru  

 

Human Resources Department menyusun  proses onboarding karyawan ke dalam beberapa tahapan:   

 

1. Pra- onboarding  

Tahap pra- onboarding terjadi setelah karyawan menerima  offering letter dari perusahaan. Pada tahap ini Divisi HR akan melakukan beberapa hal berikut:   

  • Membuat dan mengirimkan surat selamat datang by email kepada karyawan
  • Mengirimkan akses email, guidebook, dan formulir data karyawan baru yang wajib diisi by email
  • Mengirimkan undangan  onboarding karyawan baru by email  

2. Onboarding  

Setelah semua persiapan pada pra- onboarding dilakukan, karyawan dapat mengikuti kegiatan utama  onboarding pada tahapan ini. Khusus dalam tahapan ini, HR akan menyusun materi presentasi terkait:   

  • Latar belakang perusahaan secara singkat (visi dan misi)
  • Struktur organisasi perusahaan
  • Budaya perusahaan 
  • User atau atasan
  • Rekan kerja  

3. Minggu Pertama-90 Hari  

Penyusunan kegiatan di minggu pertama hingga 90 hari ini banyak didominasi oleh pengalihan tugas divisi HR kepada buddy atau mentor yang akan membantu proses onboarding karyawan baru. Selain itu, pada tahap ini disusun pula rencana meeting harian maupun mingguan tim guna menyelaraskan  tugas yang sedang dikerjakan.   

Kegiatan yang Biasa dilakukan Saat Onboarding Karyawan https://www.freepik.com/free-photo/group-young-people-work_14667014.htm

Sejak masih menjadi calon karyawan, tentunya kamu punya ekspektasi terhadap perusahaan yang kamu lamar.  Nah , di  onboarding karyawan ini lah saatnya kamu memvalidasi semua ekspektasi yang kamu miliki itu. Semua kegiatan ditentukan oleh rancangan acara HR pada saat penyusunan tahapan  onboarding karyawan. Secara keseluruhan umumnya  onboarding karyawan akan diisi kegiatan berikut ini:   

1. Pemberian Welcome Kit  

Kegiatan ini biasanya dilakukan di awal acara  onboarding . Perusahaan melalui Human Resources akan memberikan welcome kit kepada kamu untuk meningkatkan  engagement rate karyawan. Welcome kit yang diberikan tergantung jenis perusahaan dan divisi kamu bekerja. Biasanya welcome kit berupa barang-barang yang berguna untuk pekerjaan seperti: pulpen, buku catatan, guidebook cetak, dan sejenisnya.   

2. Perkenalan Singkat Profile Perusahaan  

Kegiatan ini juga termasuk ke dalam rangkaian onboarding . Human Resources bakal menjelaskan secara singkat perusahaan tempat kamu bekerja. Penjelasan tersebut termasuk visi dan misi, budaya kerja, hingga fasilitas yang akan kamu dapatkan selama bekerja.   

3. Perkenalan Denah Perusahaan  

Pada rangkaian kegiatan ini,  buddy yang ditugaskan oleh Human Resources akan mengajak kamu berkeliling pada tiap lantai di gedung kantor tempatmu bekerja. Jika event onboarding dilakukan secara online, Human Resources umumnya akan memberikan gambaran virtual denah kantor.  

Kegiatan ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan baru menemukan ruangan-ruangan yang nantinya dibutuhkan selama proses kerja berlangsung. Contoh  onboarding karyawan ini jadi salah satu yang paling membantu karyawan baru sebelum mereka memulai kerja di hari pertama.   

4. Perkenalan Struktur Organisasi Perusahaan  

Sebagai karyawan yang masih baru, pastinya kamu masih belum familiar dengan divisi yang ada di perusahaan. Maka dari itu, dalam  onboarding karyawan juga akan diperkenalkan struktur organisasi perusahaan mulai dari top level, middle level, hingga bottom level. Di sesi ini kamu akan diperkenalkan dengan pimpinan, kepala di masing-masing divisi, staff, hingga office boy.   

5. Perkenalan User atau Atasan dan Divisi  

Berbeda dengan perkenalan sebelumnya, di sesi ini kamu akan lebih dalam mengenali divisi, atasan dan rekan kerja kamu. Human Resources akan memberikan waktu khusus untuk sesi ini. Jika onboarding perusahaan dilakukan secara online, biasanya akan disediakan breakout room pada virtual meeting acara. Di sesi ini kamu juga diperkenankan untuk memperkenalkan diri secara singkat.   

6. Sesi Bonding dengan Fun Games  

Perusahaan tentunya ingin karyawannya merasakan kenyamanan di perusahaan. Sesi bonding dengan menyelenggarakan fun games jadi contoh  onboarding karyawan yang efektif untuk menciptakan suasana nyaman, sekaligus mempererat hubungan antar karyawan.   

7. Sesi Foto Bersama  

Setiap acara pastinya ada sesi yang satu ini, tidak terkecuali onboarding karyawan. Selain untuk dokumentasi dan laporan kegiatan yang disusun HR, sesi foto bersama ini juga dapat menjadi strategi  employer branding bagi perusahaan. Dengan kegiatan ini, kamu sebagai karyawan baru diharapkan mendapatkan momen berharga sebelum memberikan kontribusi ke perusahaan.  

8. Memberikan Formulir Feedback dan Training Needs Analysis  

Kegiatan onboarding karyawan tidak berakhir sampai sesi foto bersama. Kamu juga akan diminta untuk mengisi sejumlah formulir seperti:   

  • Feedback Form , berisi sejumlah pertanyaan terkait penilaian dan pendapat kamu tentang kegiatan  onboarding karyawan secara keseluruhan.
  • Training Needs Analysis Form , berisi kolom pilihan pelatihan yang kamu ingin dapatkan sebagai karyawan baru. Selain berbentuk kolom, biasanya HR memperkenankan kamu untuk mengisi sendiri macam pelatihan yang sesuai dengan kebutuhanmu.  

Manfaat  Onboarding Karyawan   

AD_4nXcKixV6pVJV6mFdUWQ009ynZmvSDeCahSvOMNRGVSFg8toLg6tJ0oBG6rtoZs4cABoM3fn8E29k0lulEOplmSYASlYrSXDoetoZFJSd-vkPYY9o_76A-TWMlx9n23rro_W4UdnTAw?key=3KqQ53KARx_vCryzvC3RDA  

  • Bagi Perusahaan  

    Kegiatan onboarding memiliki segudang manfaat untuk perusahaan. Perusahaan yang menerapkan  onboarding karyawan di dalam talent management akan lebih untung. Dengan mengadakan  onboarding karyawan, perusahaan dapat meningkatkan engagement rate karyawan. Bayangkan jika karyawan baru merasa ekspektasinya terpenuhi dan happy. Pastinya, mereka akan memberikan ulasan positif mengenai perusahaan. Tidak hanya itu, rasa senang itu juga akan mempengaruhi tingkat  retensi karyawan nantinya.  

    Manfaat onboarding karyawan bagi perusahaan juga berkaitan dengan revenue. Jika karyawan baru punya pemahaman utuh tentang tugas, tanggung jawab serta mendapatkan instruksi yang jelas, dapat membuat mereka memberikan hasil kerja baik dan lebih produktif. Hal ini akan berdampak pada peningkatan revenue.   

  • Bagi Karyawan  

    Kegiatan  onboarding akan memberikan manfaat juga untuk karyawan di sebuah perusahaan. Penyelenggaraan  onboarding karyawan yang sukses memberikan dampak kepada kepuasan karyawan. Dengan adanya kegiatan ini karyawan jadi tidak merasa bingung dan cemas untuk memulai hari pertamanya di perusahaan.  

    Apa jadinya jika kegiatan onboarding karyawan ini tidak dijalankan? Pastinya karyawan sulit memahami perusahaan, tugas, peran, dan fungsinya. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kegiatan awal kerja yang tidak terarah dan tidak produktif. Lebih dari itu, pengenalan di masa  onboarding karyawan juga dapat membuat karyawan baru merasa dilibatkan dan dihargai. Penghargaan dibutuhkan untuk mempertahankan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.  

Kesimpulan  

Kegiatan  onboarding karyawan memberikan manfaat yang banyak di dunia pekerjaan. Bukan hanya manfaat yang dirasakan sementara oleh karyawan, namun juga untuk jangka panjang bagi perusahaan. Agar lebih paham soal  onboarding karyawan langsung join  Kelas Bootcamp Human Resources sekarang.   

Azkia Himayatu

Azkia Himayatu