Risers, pernahkah kamu kepikiran siapa yang mengelola data seorang karyawan di perusahaan? Itu adalah tugas admin HR, namun itu hanya salah satu di antara banyaknya tugas admin HR. HR admin adalah bagian yang punya peran penting dalam pengelolaan karyawan di perusahaan. Sebelum berkarir di bidang HR, kenali dulu bagian HR satu ini. Setelah baca artikel ini, kamu bakal paham soal tugas, gaji, dan prospek kerja admin HR.
Apa Itu Admin HR?
Admin HR adalah salah satu posisi dari banyaknya posisi di bidang HR. Seorang admin HR punya peran penting di sebuah perusahaan. Perusahaan umumnya membutuhkan posisi ini untuk membantu mengelola data karyawannya.
Posisi admin HR merupakan posisi tingkat pertama dalam bidang HR. Admin HR memiliki fungsi mendokumentasikan informasi karyawan, mengevaluasi hubungan karyawan, serta mengelola data pada sistem HRIS (Human Resources Information System).
Tugas Admin HR di Perusahaan
Seorang admin HR punya tugas yang nggak hanya berkaitan dengan pengadministrasian. Tugas tersebut dapat bertambah sesuai ukuran perusahaan. Contohnya, seperti pada perusahaan berukuran kecil, admin HR dapat merangkap tugas sebagai payroll atau compensation & benefit . Berbeda halnya dengan tugas admin HR di perusahaan besar yang sudah terspesifikasi dan umumnya berkutat pada operasional bidang HR. Berikut ini beberapa tugas yang menjadi tanggung jawab seorang admin HR.
1. Pengelolaan Data Karyawan
Dapat kamu bayangkan bagaimana jadinya jika data karyawan tidak dikelola dengan baik? Yap, tentu saja saat data tersebut dibutuhkan akan sangat merepotkan untuk menatanya. Seorang admin HR berperan dalam tugas ini.
Data karyawan yang dikelola oleh admin HR merupakan data biasa hingga data privasi. Kalau kamu kepo sama data karyawan yang dikelola admin HR, berikut daftarnya:
- Data pribadi (nama, NIK, jenis kelamin, TTL, status perkawinan, dan sebagainya)
- Data kehadiran (presensi, absensi, dan cuti)
- Data kinerja (performance appraisal, KPI, dan data pendukung lainnya)
- Data karier (tracking learning & development, riwayat kenaikan jabatan, dan sebagainya)
- Data gaji & benefit (jumlah gaji pokok, asuransi kesehatan, asuransi ketenagakerjaan, dan benefit lainnya)
Pengelolaan data karyawan oleh admin HR dilakukan melalui sistem HRIS. Oleh karena itu, sebagai admin HR kamu sudah harus familiar bahkan diharapkan terampil menggunakan sistem ini.
2. Persiapan Dokumen Karyawan
Admin HR juga bertugas menyiapkan dokumen karyawan. Persiapan dokumen karyawan ini dilakukan saat ada karyawan baru atau saat karyawan resign . Admin HR bakal menyiapkan beberapa dokumen, seperti:
#1 Dokumen Karyawan Baru
- Offering Letter — dokumen berisi surat penawaran kerja dari perusahaan sebagai pemberi kerja kepada karyawan yang merupakan pekerja. Umumnya, komposisi surat ini berupa: rincian pekerjaan, benefit dan kompensasi, posisi pekerjaan, tanggal jatuh tempo feedback, struktur pelaporan, dan informasi kontak.
- Kontrak Kerja — dokumen formal yang mengikat secara hukum. Setiap aturan yang dibuat di dalamnya memiliki konsekuensi hukum yang valid. Fungsi dokumen ini sebagai dokumentasi hak dan kewajiban kedua belah pihak.
- Formulir Informasi Karyawan — kolom isian formulir perusahaan ini bakal diisi oleh karyawan baru. Selanjutnya, admin HR yang menginputkan data ke dalam HRIS. Namun di perusahaan berskala kecil, database excel sudah cukup untuk menyimpan data karyawan.
- Guide Book — mencakup semua informasi di perusahaan yang butuh untuk karyawan ketahui. Buku ini umumnya berisi visi, misi, nilai-nilai, kebijakan perusahaan, standar prosedur yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) seperti: jam kerja, aturan berpakaian, hingga kode etik di perusahaan.
- Dokumen Kepatuhan di bidang Ketenagakerjaan — dokumen ini perlu dipersiapkan admin HR pada saat proses penerimaan karyawan baru. Dokumen ini mencakup Surat Izin Usaha, Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian Kerja Sama (PKB), dokumen peraturan pemerintah setempat terkait ketenagakerjaan.
#2 Dokumen Karyawan Resign
- Slip gaji dan benefit yang perlu dibayarkan
- Surat keterangan kerja
- Formulir pajak
- Formulir exit interview
3. Persiapan Onboarding Karyawan
Selain mempersiapkan dokumen dan data karyawan, admin HR kerjanya apa lagi sih? Seorang admin HR punya tugas lain, yaitu menyiapkan segala hal yang dibutuhkan pada acara onboarding karyawan. Misalnya:
- Membuat materi presentasi untuk sesi perkenalan
- Berkoordinasi dengan General Affair terkait welcome kit karyawan, kesediaan ruangan (jika dilakukan offline), dan peralatan selama acara.
- Membuat dan mengirimkan surat selamat datang by email kepada karyawan
- Mengirimkan akses email, Guide Book, dan formulir data karyawan baru yang wajib diisi by email
- Mengirimkan undangan onboarding karyawan baru by email
Baca Juga: Onboarding Karyawan: Apakah Sepenting Itu Bagi Perusahaan dan Karyawan
4. Perhitungan Gaji dan Benefit Perusahaan
Dalam hal perhitungan upah, admin HR bakal menghitung berdasarkan status dan masa kerja karyawan. Komponen upah yang dikalkulasikan pun tergantung kompensasi dan benefit yang disediakan oleh perusahaan.
Pada perusahaan berskala kecil, gaji dan benefit perusahaan masih dihitung oleh admin HR. Umumnya, hal ini karena belum adanya pembagian role yang terspesifikasi pada divisi HR seperti compensation and benefit .
Admin HR di perusahaan kecil umumnya mengerjakan hampir seluruh tugas bagian HR. Jika kamu mau jadi admin HR, perlu diperhatikan peran dan tugas role ini berdasarkan skala dan industri perusahaan.
5. Persiapan Event Human Resources
Pada tugas ini, admin HR akan banyak berkoordinasi dengan General Affair dalam proses persiapannya. Event human resources yang diatur dan dipersiapkan seperti: onboarding, team bonding, seminar atau pelatihan karyawan, meeting besar, hingga outing perusahaan. Pastikan kamu punya cukup keahlian management event dan komunikasi agar pelaksanaan tugas admin HR ini lancar.
Rentang Gaji Pokok Admin HR
Bicara apa itu admin HR dan tugasnya sudah, lalu giliran soal gaji nih , Risers. Siapa sih yang motivasi kerjanya karena satu hal ini? Apa kamu salah satunya? Yap, tentu saja tujuan akhir orang bekerja untuk menghasilkan uang bukan? Nah , kalau ditanya soal gaji pokok yang bakal kamu dapatkan jika mengemban posisi admin HR ini jawabannya adalah Rp. 2,8 juta-Rp. 8,3 juta. Nominal tersebut disesuaikan berdasarkan UMR setempat. Gaji admin HR juga tergantung pada industri dan ukuran perusahaan ya, Risers.
Baca Juga: Cek Range Gaji HR Untuk Freshgraduate di Indonesia
Prospek Kerja Admin HR
Bagi kamu yang ingin mengemban posisi admin HR, jangan khawatir karir bakal stuck disitu-situ saja. Posisi admin HR juga punya jenjang karir, loh. Prospek kerja seorang admin HR nggak main-main. Berikut posisi yang bisa diduduki admin HR jika melaksanakan pekerjaan secara konsisten dan baik.
HRIS Administrator
Risers tentu masih ingat dengan tugas admin HR yang sudah harisenin ulas di atas bukan? Yap, mengelola data karyawan. Jika kamu expert di bidang pengelolaan data, atasan kamu tidak segan untuk mempromosikan kamu ke posisi yang lebih spesialis. Contohnya HRIS Administrator.
Sebagai HRIS Administrator, kamu akan bertanggung jawab pada pengelolaan data di system HRIS perusahaan. Pada posisi ini kamu bakal berkutat pada tugas seperti: input data, update data, dan pemusnahan data.
People Analytics
Berbeda dengan HRIS Administrator, seorang admin HR yang dipromosikan sebagai People Analytics akan melakukan tugas yang lebih strategis. Tugas People Analytics banyak berkaitan dengan menganalisis data karyawan.
People Analytics juga bakal banyak berinteraksi dengan atasan. Biasanya seorang atasan (langsung atau lintas divisi) akan butuh hasil analisis dari seorang People Analytics. Hasil analisis ini berfungsi sebagai alat pengambilan keputusan untuk kemajuan manajemen SDM dan perusahaan secara keseluruhan
Di posisi ini, penguasaan system HRIS saja tidak cukup. Kamu juga harus mampu mengoperasikan tools analisis data seperti: Spreadsheets, Google Analytics, dan Tableau. Maka dari itu, penting buat pelajari skill ini sebelum kamu dipromosikan.
Learning and Development
Posisi admin HR juga bisa merambah pada bagian Learning and Development di perusahaan. Hal ini karena admin HR sudah punya pengalaman dalam mengumpulkan data karyawan (data training need analysis ), sehingga admin HR familiar dengan jenis dan metode pelatihan karyawan.
Kalau kamu seorang admin HR dan ingin mendapat promosi di posisi ini, kamu butuh menambah skill pada bidang manajemen atau pengembangan SDM.
Harisenin sudah kasih kamu informasi apa itu admin HR, tugas, gaji dan juga tanggung jawabnya. Kalau dilihat dari tugasnya, admin HR sangat membantu pelaksanaan pekerjaan di divisi HR, ya. Nah , karena itulah perusahaan bakal cari kandidat yang dapat mengisi posisi ini.
Buat kamu pencari kerja bisa buat persiapkan skill admin HR dari sekarang melalui Bootcamp Staff Administrasi . Atau, kalau kamu sudah menggeluti bidang ini dan mau dapat promosi dari atasan, bisa tingkatkan skill HR melalui Bootcamp Human Resources . Dua bootcamp dari harisenin ini bakal ngasih kamu ilmu lengkap dengan harga terjangkau.
