Risers, kamu pasti sudah familiar dengan yang namanya invoice. Iya, invoice yang jadi bukti tagihan pembayaran itu. Dalam dunia administrasi, invoice sangatlah penting. Invoice dalam dunia administrasi bukan hanya sekadar bukti tagihan doang, loh . Invoice bisa dijadikan sebagai arsip untuk perusahaan. Tapi, pasti kamu belum tahu kan jenis, alur pemrosesan, dan cara membuatnya? Yuk, mari kita bahas di artikel ini.
Mengetahui Apa Itu Invoice
Banyak yang masih mengira bahwa invoice sama dengan bukti bayar. Eitss , jangan gitu ya Risers. Harisenin luruskan nih bahwa kedua hal tersebut berbeda. Invoice adalah dokumen yang berisi tagihan pembayaran atas suatu kegiatan pembelian jasa maupun barang.
Dalam dunia bisnis, invoice merupakan bukti utang usaha kepada vendor. Invoice biasa digunakan saat perusahaan membeli sebuah barang atau menyewa jasa ke vendor (vendor).
Invoice biasanya berisi detail pembelian misalnya, harga, jenis barang yang dibeli atau jasa yang disewa, total tagihan, deadline waktu pembayaran (hari, tanggal, dan tahun), serta metode pembayaran. Umumnya semua detail tersebut tercantum untuk membuat proses jual beli lebih transparan.
Fungsi Invoice
Invoice ada sebagai media komunikasi antara penyedia barang atau jasa (vendor) dengan pembelinya (perusahaan). Invoice juga sebagai bukti transaksi pembelian dan kewajiban pembayaran.
Invoice dalam administrasi bukan cuma sekadar bukti tagihan dan transaksi pembelian, namun lebih dari itu, yaitu sebagai arsip perusahaan. Dengan menyimpan invoice dalam arsip, perusahaan bisa mudah melacak keberadaannya jika dibutuhkan. Misalnya saat terjadi sengketa atau komplain dari vendor. Oleh karena itu, penting untuk tahu jenis-jenisnya agar kegiatan pengarsipan menjadi lebih mudah dilakukan.
Jenis-Jenis Invoice dalam Administrasi
Jenis invoice dalam administrasi tergantung pada jenis transaksi yang terjadi. Berikut jenis invoice yang umumnya dipakai perusahaan dan vendor:
- Invoice Standar —adalah invoice yang dibuat saat terjadinya pemberian barang atau jasa yang dibeli. Invoice ini berisi detail transaksi tersebut.
- Invoice Pembelian — adalah invoice yang dibuat oleh pemasok untuk diberikan kepada perusahaan. Invoice ini dibuat untuk catatan pembelian barang maupun jasa yang dilakukan oleh perusahaan.
- Invoice Penjualan —berbeda dengan invoice sebelumnya, invoice ini dibuat untuk mencatat penjualan barang maupun jasa yang dilakukan customer (perusahaan).
- Invoice Retur —seperti namanya, invoice ini khusus dibuat untuk mencatat pengembalian barang yang rusak atau terjadi kesalahan saat proses pembelian.
- Invoice Berkala —adalah invoice yang khusus dibuat saat pelanggan melakukan pembayaran secara berkala. Biasanya untuk pembayaran bulanan atau tahunan. Isinya tetap sama dengan invoice lainnya, yaitu detail transaksi.
- Invoice Proforma —invoice ini dibuat sebelum terjadinya transaksi pembelian. Invoice ini berfungsi sebagai bahan prakiraan biaya bagi pembeli.
- Invoice Tagihan —invoice ini dibuat oleh penjual untuk memberikan peringatan terkait tenggat waktu pembayaran yang belum dilunasi oleh pembeli.
Semua jenis invoice dalam administrasi ini bisa digunakan untuk menunjang operasional perusahaan, khususnya dalam memenuhi kebutuhan barang dan jasa. Meskipun berbeda fungsi, pada dasarnya semua jenis invoice ini merupakan alat sah dalam proses penjualan dan pembelian.
Alur Pemrosesan Invoice dalam Administrasi
Alur pemrosesan invoice dalam administrasi atau yang biasa disebut invoice processing adalah tahap yang ada saat sebuah perusahaan melakukan penerimaan hingga pembayaran utang usaha vendor. Alur pemrosesan ini tergantung pada peraturan yang ada di perusahaan kamu. Namun, alur yang bisa kamu jadikan patokan sebagai berikut:
1. Penerimaan Invoice
Alur pertama pada pemrosesan invoice adalah penerimaan. Pada alur ini perusahaan akan menerima invoice dari vendor. Perusahaan kamu dapat menerima invoice melalui beberapa cara:
- Vendor mengirimkan e-invoice melalui surat elektronik.
- Vendor mengirimkan invoice fisik melalui pos.
- Vendor mengirimkan invoice fisik melalui fax.
- Vendor mengirimkan invoice langsung ke sistem finance perusahaan (jika perusahaan menggunakan sistem elektronik invoice).
Cara penerimaan invoice ini juga bisa disepakati bersama dengan vendor. Perusahaan kamu dapat meminta vendor untuk mengirimkan invoice dengan cara yang disanggupi perusahaan. Hal ini berkaitan dengan kesiapan perusahaan. Misalnya, perusahaan kecil yang belum memiliki sistem elektronik invoice bisa memilih cara penerimaan lainnya.
2. Pencatatan Invoice
Pada tahap ini, invoice yang sudah diterima dari vendor harus dicatat dengan detail. Pencatatan bisa dilakukan secara manual atau menggunakan sistem.
Pencatatan invoice ini punya peran penting dalam alur pemrosesan invoice. Kalau kamu mengabaikan pencatatan invoice ini, alur selanjutnya akan jadi sulit dilakukan. Mari kita cek bersama.
3. Persetujuan Invoice
Alur ini berkaitan dengan otoritas Manager Finance untuk memberikan persetujuan utang usaha perusahaan. Manager Finance nantinya menandatangani dokumen invoice sebagai bukti persetujuan untuk alur berikutnya.
Seperti yang dibahas di atas, jika alur kedua (pencatatan) diabaikan, alur selanjutnya dapat terhambat. Manager Finance tentunya akan mengecek rekap invoice sebelum proses tanda tangan berlangsung. Kamu bisa bayangkan, persetujuan invoice bisa tidak jadi dilakukan, jika staff admin sales tidak mencatat invoice masuk terlebih dahulu.
Meskipun perusahaan kamu menggunakan sistem elektronik invoice, proses persetujuan tetap memerlukan rekap invoice. Jadi, pastikan alur dilakukan secara berurutan.
4. Pembayaran Invoice
Proses pembayaran ini adalah puncak dari alur pemrosesan invoice. Pada proses ini, invoice yang sudah disetujui akan masuk ke dalam daftar antrian pembayaran. Bagian finance (staff admin finance) nantinya akan memproses pembayaran. Namun, perlu diingat bahwa proses pembayaran memerlukan verifikasi informasi seperti:
- Total utang usaha yang akan dibayar
- (pihak yang berhutang)
- Nama vendor (pihak terutang)
- Kontak perusahaan kamu (pihak yang berhutang)
- Kontak vendor (pihak terutang)
- Informasi keuangan (Nomor akun faktur, Nomor pajak, Nomor Rekening)
- Jenis pembayaran yang dilakukan (menentukan jenis invoice yang akan dipakai)
- Metode pembayaran
Ketika semua informasi diverifikasi, staff admin finance bisa membayarkan utang perusahaan dengan metode pembayaran yang telah disepakati. Pada alur ini juga staff harus terus mengecek status pembayaran.
Baca Juga: Jenis-Jenis Pekerjaan Admin dan Kisaran Gajinya!
5. Pengarsipan Invoice
Alur terakhir dari pemrosesan invoice adalah pengarsipan invoice. Pengarsipan perlu dilakukan oleh perusahaan sebagai usaha memudahkan pencarian data invoice.
Pengarsipan invoice dalam administrasi bisa dilakukan dengan cara:
- Mengumpulkan setiap jenis dokumen pendukung pembayaran invoice (struk pengiriman, formulir persetujuan invoice, dan lainnya).
- Mengklasifikasikan dokumen tersebut sesuai jenis dan tanggalnya.
- Menyimpan dokumen di dalam tempat penyimpanan arsip (map, ordner, atau sistem arsip elektronik).
Alur pemrosesan invoice ini bisa dibuat lebih efisien dan efektif dengan cara digitalisasi. Untuk proses digitalisasi ini, kamu hanya perlu untuk berlangganan sebuah software. Dengan digitalisasi ini, arsip fisik kantor bisa diminimalkan. Sebelum memulai digitalisasi alur proses invoice ini, kamu perlu tahu cara membuatnya terlebih dahulu.
Cara Membuat Invoice dalam Administrasi
Invoice tidak dibuat dengan asal. Ada bagian-bagian yang perlu kamu perhatikan dalam membuat invoice. Berikut ini bagian-bagian yang harus ada di dalam invoice yang kamu buat:
- Logo perusahaan
- Alamat perusahaan
- Kontak perusahaan
- Tanggal transaksi
- Nomor transaksi
- Jenis barang/jasa yang dibeli/disewa
- Harga setiap barang/jasa yang dibeli/disewa
- Total harga barang/jasa yang dibeli/disewa
- Pajak yang dibayarkan
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Metode/ketentuan pembayaran
- Tanda tangan dan nama jelas vendor
Agar invoice kamu memenuhi standar, kamu wajib pastikan semua bagian ini tercantum, Risers. Selain itu, kamu juga bisa catat apa saja yang masih kurang dari invoice yang saat ini digunakan di perusahaan kamu. Kamu bisa maksimalin, nih sekarang.
Untuk membuat invoice, kamu bisa lakukan secara manual, menggunakan software Microsoft Excel, memanfaatkan Google Workspace, atau membuat secara otomatis dengan generator invoice. Tapi, kalau kamu masih belum tahu cara membuat invoice, tenang saja karena harisenin bakal kasih tahu caranya.
1. Membuat Invoice Cara Manual
Membuat invoice secara manual sangat memungkinkan untuk usaha kecil seperti UMKM, Usaha Dagang, CV, atau perusahaan berukuran kecil. Cara pembuatannya pun bisa dengan microsoft excel, microsoft word, atau google sheets.
Microsoft Excel
Buka software Microsoft Exce 》 klik menu file (untuk memilih template) 》 tentukan template yang akan kamu gunakan 》 ubah kolom pada template dengan informasi yang diperlukan.
Google Sheets
Buka akun google 》 pilih google sheets 》 ketik “ invoice ” pada search template 》 pilih jenis invoice yang kamu mau gunakan 》 isi kolom yang masih kosong dengan informasi yang diperlukan.
Microsoft Word
Buka software microsoft word 》 pilih menu file 》 pilih invoice template 》 pilih jenis invoice template sesuai kebutuhanmu 》 sesuaikan header invoice dengan logo perusahaan 》 isi bagian informasi yang kosong.
Berikut contoh invoice agar kamu lebih kebayang hasilnya seperti apa.
Cara membuat invoice ini memang mirip-mirip. Jika sudah selesai dibuat, kamu bisa langsung print dengan kertas NCR (Non Carbon Required) atau HVS biasa. Semua tergantung pada standar dokumen perusahaan kamu. Tapi, disarankan cetak invoice menggunakan NCR agar tidak boros tinta.
2. Membuat Invoice Pakai Generator Invoice
Meskipun ketiga tools sebelumnya termasuk dalam jenis software, namun cara tersebut masih bisa dibilang manual. Sebab, ternyata ada cara otomatis loh , yaitu dengan generator invoice.
Kamu bisa menggunakan kledo, mekari jurnal, buku warung, atau paper.id. Caranya cukup mudah.
Langganan 》 buat akun 》 pakai template yang tersedia 》 isi bagian kosong template 》 simpan atau kirim invoice 》 kelola invoice (lacak pembayaran, kirim reminder pembayaran, buat laporan).
Penggunaan generator ini memungkinkan kamu mengelola informasi dan tagihan invoice dalam satu dashboard. Lebih dari itu, semua bisa dibuat serba otomatis. Mulai dari pengisian hingga pengirimannya. Membuat invoice pakai generator ini juga bisa jadi cara cepat staff admin dalam pengarsipan invoice, loh Risers.
Sekarang sudah mulai paham kan sama jenis, alur, dan cara membuat invoice? Mulai dari penerimaan sampai dengan pengarsipan. Intinya invoice ini erat banget kaitannya sama pekerjaan administrasi. Kalau mau tahu cara buat invoice yang lebih professional, kamu bisa ikut Bootcamp Staff Administrasi , loh Risers.
- Share this:
-
-
-
