Langkah Penyusunan SOP Perusahaan (+Simbol, Jenis, Prinsip, dan Fungsi)

Penyusunan SOP perusahaan (standar operasional prosedur) jadi salah satu hal wajib bagi pihak perusahaan. Tugas ini umumnya dibebankan kepada general admin, admin human resources, atau bagian hukum perusahaan. Yuk, intip bagaimana penyusunan hingga fungsi SOP pada artikel ini!  

Standar Operasional Prosedur di Perusahaan  

Standar operasional prosedur atau yang biasa disebut sebagai SOP oleh banyak orang adalah sebuah dokumen berisi tahapan suatu tugas tertentu. Standar operasional prosedur di perusahaan termasuk dalam jenis regulasi atau peraturan.  

Di perusahaan, standar operasional prosedur ini umumnya dibuat dengan rinci guna memberikan instruksi bagi pekerjanya. Namun, SOP ini juga bisa dibuat secara umum atau dikhususkan untuk beberapa tujuan perusahaan.   

Standar Operasional Prosedur Fungsinya Apa?   

Kan tadi  harisenin sudah bilang kalau betapa pentingnya SOP di perusahaan. Lalu, fungsinya apa? Kamu mulai penasaran, kan? Fungsi dari standar operasional prosedur itu utamanya agar setiap hal di perusahaan berjalan teratur, efisien, dan terukur. Ini beberapa contoh fungsi adanya SOP di perusahaan kamu secara detail:   

• Sebagai Panduan Bekerja  

  Standar operasional prosedur berfungsi sebagai panduan bekerja. Kamu sebagai pekerja tentunya butuh dokumen yang isinya langkah-langkah melakukan pekerjaanmu bukan?   

  Sebagai contoh, pekerja baru di perusahaan tentu belum tahu harus mulai bekerja dari mana. Agar para pekerja tidak bingung mulai dari mana, dibuatlah SOP ini.   

• Sebagai Dorongan Konsistensi Pekerja  

  Setiap alur kerja yang dituangkan dalam standar operasional prosedur membuahkan konsistensi pada proses kerja. Oleh karena itu, SOP ini dibuat untuk menjaga dan memastikan konsistensi pekerja dalam melakukan suatu tugas.   

• Sebagai Media Komunikasi  

  Perusahaan membuat SOP dengan tujuan sebagai media komunikasi dengan pekerja. Saat SOP diperbaharui, pekerja secara otomatis tidak langsung mengikutinya. Perlu ada pelatihan atau sosialisasi terlebih dahulu. Oleh karena itu, SOP ini secara tidak langsung jadi sarana komunikasi antara perusahaan dan pekerjanya.  

• Sebagai Alat Meminimalisir Kesalahan  

  Sebuah pekerjaan akan teratur dan minim kesalahan saat ada dokumen SOP yang mengaturnya. Pekerja yang mengikuti instruksi yang dibuat secara rinci dalam dokumen SOP dapat terhindar dari risiko kesalahan dalam bekerja. SOP ini jadi penting buat meminimalisir kesalahan saat bekerja.   

• Sebagai Standar Pelatihan   

  Fungsi ini berkaitan dengan pegawai baru di perusahaan. Biasanya pegawai baru akan mendapat pelatihan sebelum memulai pekerjaan.  Nah , pada saat itulah perusahaan menggunakan dokumen SOP ini untuk mengedukasi dan melatih pekerjanya.   

Jenis Standar Operasional Prosedur   

Jenis standar operasional prosedur terdiri dari dua bentuk, yaitu SOP general dan SOP spesifik. SOP general dibuat berlandaskan visi dan misi perusahaan. Penerapannya pun bisa secara luas. Sedangkan, SOP spesifik atau teknis dibuat berlandaskan suatu tugas atau pekerjaan di bidang tertentu.   

Jenis standar operasional prosedur spesifik contohnya:   

• Standar Operasional Prosedur Administrasi  

  SOP jenis ini meliputi prosedur, langkah, atau instruksi kerja di bidang administrasi. Contohnya: SOP pengarsipan, SOP manajemen dokumen (document control), SOP penyusunan laporan, SOP penerimaan dan pengeluaran surat,  SOP pengelolaan data, dan lainnya.  

• Standar Operasional Prosedur K3  

  Pelaksanaan K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) di perkantoran juga memerlukan instruksi atau pengaturan dalam implementasinya. SOP jenis ini mengatur bagaimana perusahaan menerapkan K3 sebagai cara untuk memastikan lingkungan kerja di perusahaan terkendali.   

• Standar Operasional Prosedur Produksi  

SOP ini mengatur segala jenis produksi yang terjadi di perusahaan. SOP ini biasa digunakan pada perusahaan yang bergerak di industri manufaktur. Namun, bukan berarti SOP ini tidak bisa dibuat pada industri lainnya, seperti industri digital. Sebagai contoh, kamu tetap bisa membuat SOP jenis ini untuk produksi konten.  

• Standar Operasional Prosedur Pelayanan  

  Pada bidang pelayanan, standar operasional prosedur berkaitan dengan cara perusahaan memberikan pelayanan prima sesuai prosedur. Contohnya: SOP mengatasi keluhan pelanggan, SOP memberikan pelayanan kepada pelanggan, SOP pelayanan informasi, SOP pelayanan penerimaan tamu, SOP, pelayanan perizinan, dan sebagainya.   

• Standar Operasional Prosedur Kedaruratan Bencana  

  Standar operasional prosedur ini mengacu pada langkah-langkah dalam mengatasi bencana yang terjadi di lingkungan perusahaan. Misalnya, peralatan dan perlengkapan kantor apa saja yang harus diselamatkan jika terjadi bencana? Lalu, bagaimana cara para pekerja melakukan mitigasi sebelum terjadi bencana dan bagaimana melakukan evakuasi bencana. Semua tertuang dalam SOP kedaruratan bencana ini.   

• Standar Operasional Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa  

  Seperti SOP lainnya, SOP pengadaan barang dan jasa ini terdiri dari standar baku atau prosedur. Namun, ini khusus untuk alur proses yang dilalui saat perusahaan melakukan pengadaan barang dan jasa.   

Simbol-Simbol yang Ada Pada Standar Operasional Prosedur  

Penyusunan SOP perusahaan tidak bisa dilakukan secara sembarangan, Risers. Kalau kamu mau mulai membuat SOP untuk perusahaanmu, kamu wajib memperhatikan simbol-simbol dalam SOP yang dijadikan sebagai petunjuk. Berikut simbol-simbol yang wajib kamu pastikan ada di dalam dokumen SOP kamu:  

No.	Simbol	Contoh Simbol	Deskripsi
1.	Simbol Proses		Simbol berbentuk persegi panjang ini menandakan adanya proses yang berjalan. Biasanya digunakan sebagai penanda  langkah atau operasi dalam dokumen SOP. Dalam praktiknya, simbol ini berisi deskripsi singkat dan jelas.
2.	Simbol Sub Proses		Simbol ini sebagai penanda bahwa dalam sebuah langkah/operasi terdapat proses lain yang lebih rinci.
3.	Simbol Terminator		Sebagai simbol awal dan akhir dalam sebuah dokumen SOP.
4.	Simbol Connector		Tanda yang menunjukkan arah satu proses ke proses lainnya.
5.	Simbol Off-Page Connector		Simbol yang berfungsi sebagai penanda adanya langkah terputus karena ganti halaman.
6.	Simbol Dokumen		Simbol yang menandakan adanya proses atau keberadaan sebuah dokumen.
7.	Simbol Arrow		Sebagai arah satu proses ke proses lainnya.
8.	Simbol Decision		Sebagai penanda adanya kegiatan dalam pengambilan keputusan.  Contoh: ya/tidak
9.	Simbol Input/Output		Simbol ini menunjukkan adanya data input yang masuk dan output yang keluar. Simbol ini berbentuk jajar genjang. Simbol ini biasa digunakan untuk pengganti data yang masuk atau data yang keluar.

Prinsip Standar Operasional Prosedur  

1. Kejelasan  

Prinsip penyusunan SOP perusahaan yang pertama adalah kejelasan. Dokumen SOP harus memuat langkah-langkah atau alur yang jelas. Kalau kamu mau buat SOP, pemilihan kata yang kamu digunakan saat menyusunnya pun harus yang mudah dipahami oleh setiap kalangan. Prinsip ini bertujuan untuk menghindari adanya kerancuan dalam dokumen SOP yang kamu buat.  

2. Kepatuhan dan Kepastian Hukum  

Menyusun SOP pun harus sesuai prosedur, ya Risers. Setiap langkahnya harus mengikuti prosedur yang dibuat oleh perusahaan atau pemerintah. Hal yang diatur dalam SOP juga jangan asal, harus mengakomodir setiap kebutuhan sesuai tujuan awal pembuatannya  

3. Efisiensi dan Efektivitas  

Prinsip ini berhubungan dengan  kebermanfaatan SOP yang dibuat. Jangan sampai kamu membuat SOP tapi tidak berguna untuk penyelesaian tugas. Dokumen SOP yang kamu buat haruslah memberikan dampak pada efisiensi dan efektivitas pekerjaan.  

4. Keselarasan  

Dalam membuat dokumen SOP, kamu perlu menyelaraskan dengan tujuan perusahaan. Prinsip penyusunan SOP perusahaan ini penting diterapkan, sebab tanpa proses penyelarasan, SOP yang dibuat tidak memiliki makna apa-apa buat perusahaan.  

5. Dinamis  

Prinsip lain dalam penyusunan SOP perusahaan ialah, dinamis atau fleksibel. Maksudnya, dokumen SOP bisa diubah sesuai dengan dinamika perusahaan.  

6. Keterukuran dan Konsistensi  

Dalam membuat dokumen SOP, kamu perlu juga memikirkan bagaimana SOP bisa memberikan keberhasilan pencapaian yang dapat diukur. Maksudnya, dokumen SOP yang kamu buat haruslah punya standar kualitas, sehingga hasilnya pun dapat diukur.  

7. Terdokumentasi  

Dokumen SOP mesti terdokumentasi dengan baik. Setiap prosedur dan langkah harus didokumentasikan guna menjadi bahan referensi jika dibutuhkan.   

8. Persetujuan   

Penyusunan SOP perusahaan perlu mendapat persetujuan dari semua pihak. Kalau kamu bertanggung jawab membuatnya, kamu harus meminta persetujuan top-level.   

Langkah Menyusun Standar Operasional Prosedur  

Dalam menyusun SOP ada langkahnya tersendiri,  loh Risers. Kamu perlu melewati beberapa langkah penyusunan SOP perusahaan berikut, jika kamu mau SOP kamu sesuai prosedur.   

1. Buat Tim Penyusunan SOP Perusahaan  

   Langkah pertama dalam menyusun SOP adalah buat tim penyusunan dulu. Pada langkah ini, kamu harus selektif. Pilih orang yang memiliki keahlian atau pengalaman dalam membuat SOP. Keahlian bisa dilihat dari sertifikasi yang dimiliki.   

2. Identifikasi dan Pelajari Proses Bisnis  

   Langkah selanjutnya, kamu bersama tim harus mengidentifikasi dan mempelajari proses bisnis yang berjalan di perusahaan. Hal ini bertujuan untuk menghasilkan SOP yang sesuai dengan kebutuhan, visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan. Lebih dari itu, langkah ini bisa memberikan dampak pada hasil dokumen SOP yang lebih efektif,  loh Risers.   

3. Tentukan Format dan Struktur SOP  

   Langkah penyusunan SOP perusahaan berikutnya, yaitu menentukan format dan struktur SOP itu sendiri. Pada langkah ini, kamu harus sudah tahu mau pakai format dan struktur seperti apa. Misalnya, dalam pembuatan SOP Administrasi, kamu perlu membuatnya dalam format hierarkis dibandingkan flowchart. Mengapa? Karena format hierarkis memungkinkan kamu membuat SOP administrasi dengan sub-langkah dan bagian kecil yang bisa dikelola dengan mudah.   

4. Susun Instruksi dan Langkah   

   Nah , di langkah ini kamu tinggal susun instruksi yang ingin kamu tuangkan dalam dokumen SOP. Jenis instruksinya sesuaikan lagi dengan SOP yang akan kamu buat. Di langkah ini, kamu bisa gunakan simbol-simbol yang sudah dibahas sebelumnya, ya Risers.   

5. Lakukan Simulasi  

   Setelah menyusun instruksi, kamu harus uji coba SOP yang sudah kamu buat,  nih Risers. Hal ini bertujuan untuk melihat efektivitas dari dokumen SOP yang kamu buat sebelum dilakukan finalisasi persetujuan dan sosialisasi.   

6. Persetujuan dan Sosialisasi   

   Nah , kalau ternyata simulasinya berhasil langsung minta persetujuan ke atasan, middle-level, atau top-level.  Eitts , jangan lupa kalau sudah disetujui sosialisasikan kepada setiap pegawai di perusahaan. Kamu bisa lakukan di berbagai kesempatan, misalnya pada saat raker tahunan, atau buatlah event khusus untuk sosialisasinya.   

7. Implementasi dan Monitoring  

   Setelah mendapat persetujuan dan semua pegawai paham akan dokumen SOP yang kamu buat, ini saatnya kamu implementasikan. Selama proses implementasinya, perlu dipantau juga bagaimana perkembangannya. Apakah benar SOP kamu efektif diterapkan, catat hal-hal yang bisa menjadi penghambat dalam implementasinya.   

8. Evaluasi dan Perbaikan       

   Wah,  nggak kerasa sudah di langkah terakhir. Tadi kamu sudah punya catatan apa saja hal yang menghambat proses implementasi SOP-nya, kan? Di langkah ini, kamu tinggal evaluasi saja. Improve hal-hal yang kurang dan segera lakukan perbaikan. Kalau sudah, kamu harus kembali ke tahap enam (persetujuan dan sosialisasi).   

Penyusunan SOP perusahaan perusahaan bisa berjalan mulus kalau kamu ketahui setiap hal dalam SOP.  Harisenin sudah berikan gambaran mengenai SOP, tapi kamu bisa lebih mendalami SOP dan teknik penyusunannya dengan belajar di  Bootcamp Staff Administrasi harisenin .   

Harisenin adalah platform edukasi yang memberikan kesempatan siapapun untuk belajar. Program Bootcamp yang ditawarkan sesuai dengan skill dan kebutuhan di dunia kerja.   

Sebelum mulai belajar, kamu bisa konsultasikan kebutuhan karir masa depan terlebih dahulu  di sini . Yuk, tunggu apa lagi? Raih masa depan kamu sekarang!  

Baca Juga:   

• Jenis-Jenis Pekerjaan Admin dan Kisaran Gajinya!  
• Admin HR: Apa Itu? Tugas, Gaji, dan Prospek Kerjanya