Apa Itu Succession Planning dan Kenapa Penting Untuk Perusahaan?

Halo Risers! 🙌

Bayangin deh, kalau besok pagi CEO Perusahaan kamu tiba-tiba resign atau Kepala Divisi yang udah 10 tahun memimpin tiba-tiba sakit dan nggak bisa kerja lagi. Siapa yang bakal gantiin? Gimana nasib perusahaan? Tim bakal bingung, client panik, dan operasional perusahaan bisa kacau.

Ini bukan skenario fiksi lho! Kenyataannya, banyak perusahaan yang mengalami krisi kepemimpinan karena nggak punya persiapan matang. Hardvard Business Review jelasin tentang kerugian poor succession planning yaitu perusahan-perusahaan S&P 1500 kehilangan nilai pasar mendekati $1 triliun (sekitar 15.000 triliun rupiah) setiap tahunnya akibat succession planning yang buruk.

Terus gimana dong solusinya? Caranya adalah dengan mempersiapkan succession planning yang matang. Di dunia bisnis, hal ini dikenal dengan istilah yang mungkin terdengar asing untuk sebagian orang.

📚 Baca juga: Mengenal Human Resource Management

Succession Planning Itu Apa Sih?

Succession Planning adalah rencana yang dibuat perusahaan untuk mempersiapkan karyawan yang bakal jadi pemimpin di masa depan. Jadi kayak nyiapin cadangan pemain bola giti. Kalau pemain utama cedera, udah ada yang siap masuk lapangan.

Intinya, perusahaan nggak mau kaget kalau tiba-tiba kehilangan orang penting. Makanya dari sekarang udah disiapkan siapa yang bakal gantiin posisi-posisi kunci.

Kenapa Succession Planning Penting Banget?

Fakta yang Bikin Kaget

Dikutip dari AIIR Consulting , kesiapan perusahaan dalam succession planning itu cuma 54% yang udah nyiapin calon penggantinnya, sisanya masih belum punya rencana yang jelas. Data 54% ini diambil dari survei 1.200 perusahaan di berbagai sektor.

Dari sumber lain, Shortlister jelasin tentang tingkat kegagalan kepemimpinan yaitu 60% eksekutif yang baru naik jabatan gagal dalam 18 bulan pertama. Angka 60% ini didapat dari penelitian ribuan kasus promosi esksekutif di berbagai industri.

Dari sumber AIIR Consulting penjelasan tentang biaya kegagalan succession planning yaitu perusahaan bisa rugi sampai 10 kaii gaji eksekutif kalau salah pilih pengganti. Kalkulasi 10 kali lipat ini termasuk biaya rekrutmen, training, kerugian produktivitas, dan dampak ke tim.

Biar Nggak Rugi Besar

Dari sumber Harvard Business Review penjelasan tentang kerugian finansial yaitu perusahaan besar yang terpaksa ganti CEP mendadak bisa kehilangan nilai pasar sampai $112 miliar (sekitar 1.680 triliun rupiah).

Tingkat Peluang Sukses

Dari sumber LLCBuddy penjelasan tentang efektivitas succession planning yaitu perusahaan yang punya rencana pergantian pemimpin 67% lebih berhasil dalam mencari calon pemimpin dibanding yang nggak punya rencana. Angka 67% ini hasil analisis perbandingan tingkat keberhasilan di 500 perusahaan selama 5 tahun.

Cara Nerapin Succession Planning

Oke, udah paham teorinya. Sekarang gimana sih cara implementasinya? Nih cara yang bisa diterapin:

#1 Identifikasi Posisi Penting (1-2 Minggu)

Pertama, kamu harus tau posisi mana aja yang kritis buat operasional perusahaan. Caranya:

Audit Posisi yang Ada:

Bikin daftar semua posisi manajemen dan leadership
Mapping job description dan tanggung jawab masing-masing
Identifikasi skill unik yang dimiliki setiap posisi

Analisis Dampak Risiko:

Tanya ke diri sendiri: “Kalau orang ini resign besok, seberapa besar dampaknya?”
Ukur dari segi: revenue impact, operational disruption, client relationship
Kategorikan jadi: Kritis Tinggi (resign + chaos), Sedang (ada dampak bagi managebale), Rendah (bisa ditangani sementara).

Dari sumber Worklytics , ngejelasin kalau identifikasi posisi kritis yaitu 80% perusahaan yang berhasil dengan mengindetifikasi maksimal 10 posisi paling kritis dulu, baru expand ke posisi lainnya. Fokus pada kualitas identifikasi, bukan kuantitas.

#2 Penilaian Talenta Internal (2-4 Minggu)

Lanjut saatnya “megintip” potensi karyawan yang sudah ada. Ini bukan cuma untuk ngeliat siapa yang paling rajin, tapi siapa yang punya potensi leadership.

Hal ini bertujuan supaya enggak asal tunjuk orang atau terpengaruh karena pribadi. Penilaian yang tepat bakal kasih data objektif untuk pengambilan keputusan yang lebih akurat.

Tinjau Data Kinerja:

Analisis performance appraisal 2-3 tahun terakhir
Lihat trend: naik, stabil, atau menurun
Cek konsisten: perform well cuma sekali atau terus-menerus?

Penilaian Perilaku:

Observasi leadership behavior saat meeting atau project
Gimana cara mereka handle konflik tim?
Seberapa inisiatif dalam ngasih solusi?
Bisa delegasi tanggung jawab ke orang lain nggak?

Tes Kemampuan:

Kasih task kecil yang butuh decision making
Simulasi situasi crisis: gimana respons time dan kualitas keputusannya
Test public speaking dan presentation skills

Umpan Balik 360 Derajat:

Kumpulkan feedback dari atasan, bawahan, dan rekan kerja
Anonymuous survei biar lebih jujur
Fokus pada leadership potential, bukan popularity contest

SHRM jelasin kalau metode assessment internal yaitu perusahaan yang menggunakan kombinasi anatara data performa dan behavioral assessment yang punya tingkat akurasi prediksi sukses 73% lebih tinggi dibanding yang cuma pakai satu metode.

#3 Bikin Matriks Suksesi (1-2 Minggu)

Ini semacam “peta harta karun” tapi buat atlent. Format praktis yang bisa langsung dipakai:

Template Succession Matrix :

POSISI KRITIS: Head of Marketing

Current Holder: John Doe (45 tahun, tenure 8 tahun)

KANDIDAT PENGGANTI:

Kandidat 1: Sarah (32) - Senior Marketing Manager

Readiness Level: 80%
Ready dalam 6 bulan
Strengths: Digital marketing expert, team leadership
Development Needs: Strategic planning, budget management
Risk Factor: Low (committed, performance konsisten)

Kandidat 2: Mike (38) - Marketing Manager

Readiness Level: 60%
Ready dalam 1 tahun- Strengths: Brand management, client relationship
Development Needs: Digital transformation, team building
Risk Factor: Medium (ambition tinggi, bisa pindah ke competitor)

Kandidat 3: Lisa (29) - Assistant Marketing Manager

Readiness Level: 40%
Ready dalam 2-3 tahun
Strengths: Creative, adaptable, tech-savvy
Development Needs: Leadership experience, industry knowledge
Risk Factor: High (junior level, masih eksplorasi career path)

Tips Bikin Matrix yang Efeketif:

Setiap posisi kritis minimal punya 2-3 kandidat
Jangan cuma fokus ke internal, tapi external juga
Update matrix setiap 6 bulan atau kalau ada perubahan yang signifikan

#4 Rencana Pengembangan Individual (Proses Berkelanjutan)

Setiap kandidat butuh rencana pengembangan yang personal serta terukur. Ini bukan hanya “ikut training terus naik jabatan”, tapi roadmap yag strategic.

Contoh Development Plan - Calon Head of Sales

Phase 1 (Bulan 1-3): Foundation Building

Training: Advanced Negotiation & Strategic Selling
Project: Handle 2 big client secara mandiri dengan minimal supervision
Mentoring: Weekly 1-on-1 dengan Head of Sales
Target: Achieve 110% sales target, maintain client satisfaction >90%

Phase 2 (Bulan 4-6): Leadership Building

Responsibility: Lead small sales team (3-5 orang)
Challenge: Launch new product di 2 territories
Development: Public Speaking course, presentation ke board level
Target: team achieve collective target, zero turnover

Phase 3 (Bulan 7-9): Strategic Thinking

Project: Develop sales strategy untuk next quarter
Exposure: Participate di strategic planning meeting
Cross-function: Collaborate dengan Marketing & Product team
Target: Strategy approval dari senior management

Phase 4 (Bulan 10-12): Full Responsibility Simulation

Test: Act as Head of Sales selama current holder cuti/business trip
Challenge: Handle crisis situation independently
Evaluation: 360-degree feedback dari team, peer, dan atasan
Target: Seamless transition, no performance drop

Key Success Factors:

Set clear milestones dan measurable targets
Regular check-in dan feedback session
Provide stretch assignments yang challenging tapi achievable
Balance development dengan current job responsibility

#5 Pantau dan Sesuaikan (Setiap 3 Bulan)

Succession Planning itu bukan sekedar “set adn forget”. Harus ditinjau dan idsesuaikan rutin karena banyak variabel yang bisa berubah.

Daftar Periksa Tinjauan Kuartalan:

Pelacakan Kemajuan:

Gimana progress setiap kandidat terhadap development plan?
Ada milestone yang terlewat? Kenapa?
Skill gap mana yang udah tertutup, mana yang masih kurang?
Tingkat kesiapan naik atau malah turun?

Hal ini digunakan sebagai peringatan dini jika ada kandidat yang kesulitan atau melebihi ekspetasi. Penyesuaian bisa dilakukan sebelum menjadi masalah yang besar.

Perubahan Lingkungan Bisnis:

Ada perubahan strategi bisnis yang berdampak ke persyaratan pekerjaan?
Teknologi baru atau kondisi pasar yang butuh set keahlian berbeda?
Restrukturisasi organisasi yang pengaruhi jalur suksesi?

Hal ini digunakan untuk persyaratan pekerjaan bisa berubah karena faktor eksternal. Tinjauan ini dipastikan suksesi selaras dengan kebutuhan masa depan, bukan cuma keadaan saat ini.

Update Status Kandidat:

Pesaing bergerak agresif di akuisisi talenta?
Standar industri untuk kompensasi berubah?
Perubahan regulasi yang berdampak ke persyaratan kepemimpinan?

Succession Planning Berdasarkan Ukuran Perusahaan

Nah ini yang jarang dibahas! Cara nerapin Succession Planning beda-beda tergantung ukuran perusahaan. Enggak semua bisa diterapin.

#1 Untuk Startup & Perusahaan Kecil (<50 Karyawan)

Challenge Unik:

Budget super terbatas untuk formal training program
Everyone wearing multiple hats, susah fokus develop satu area aja
Founder syndrome: pemilik susah lepas control dan delegate
High growth environment, job requirement berubah cepat

Strategic yang Realistic:

Peer-to-Peer Learning:

Senior karyawan jadi mentor buat junior
Knowledge sharing session seminggu sekali
Cross-training: setiap orang tau basic job orang lain
Documentation everything: semua proses harus terdokumentasi detail

External Partnership:

Join startup community atau business association
Sharing session dengan startup lain
Invite industry expert buat mini workshop
Online learning platform dengan budget terjangkau

Gradual Responsibility Transfer:

Start dengan delegation small tasks
Monitor closely tapi kasih space buat decision making
Create "safe-to-fail" environment buat experiment
Celebrate learning from mistakes, bukan cuma success

Dari sumber TeamShares penjelasan tentang succession planning UKM yaitu 78% perusahaan kecil yang berhasil menerapkan succession planning menggunakan pendekatan informal dan peer-to-peer learning dibanding program training formal yang mahal.

#2 Untuk Perusahaan Menengah (50-500 Karyawan)

Keunggulan yang Bisa Dimanfaatin:

Udah ada struktur HR yang lebih organized
Budget lebih adequate untuk development program
Bisa bikin career path yang lebih clear dan terstruktur
Multiple candidates available untuk setiap posisi

Focus Areas:

Leadership Pipeline Development:
Clear progression: Staff → Supervisor → Manager → Senior Manager
Competency framework yang standardized setiap level
Regular talent review session dengan senior management
High potential program dengan accelerated development

Structured Mentoring:

Formal pairing antara senior dengan junior
Quarterly mentoring session dengan agenda yang clear
Cross-departmental exposure program
External coach untuk critical positions

Performance-Based Succession:

Merit-based promotion system
Clear KPIs dan expectation setiap level
Regular performance calibration across departments
Transparent communication tentang career path

#3 Untuk Perusahaan Besar/Korporat (>500 Karyawan)

Challenge Khusus:

Bureaucracy yang bikin development process jadi lambat
Internal competition antar divisi atau region
Global operation dengan different culture dan regulation
Complex organizational structure

Best Practices:

Global Leadership Development:

International assignment untuk high potential
Cross-cultural competency training
Global mentoring program via digital platform
Standardized succession process across regions

Talent Review Board:

Quarterly meeting khusus bahas succession planning
Representation dari semua key business units
Data-driven decision making dengan analytics
External benchmark dengan industry best practices

Technology Integration:

HRIS system yang sophisticated untuk talent tracking
AI-powered analytics untuk predict potential
Virtual reality training untuk leadership simulation
Digital learning platform dengan personalized conten

Succession planning adalah investasi jangka panjang yang ROI-nya baru keliatan beberapa tahun kemudian. Tapi dengan semua data yang udah kita bahas - kerugian triliunan rupiah, tingkat kegagalan 60%, dan cuma setengah perusahaan yang punya rencana - jelas ini bukan optional lagi.

Succession planning yang efektif itu bukan tentang replace orang yang keluar, tapi tentang building organizational capability yang resilient dan sustainable . Di era yang penuh uncertainty seperti sekarang, perusahaan dengan succession planning yang solid bakal jauh lebih survive dan thrive .