Pekerjaan admin yang banyak tak jarang membuat repot pengerjaannya. Apalagi jika pekerjaan tersebut perlu diselesaikan dengan cepat. Menggunakan admin tools bisa jadi solusi agar pekerjaan menjadi mudah dan terselesaikan lebih cepat. Lalu, apa saja admin tools itu? Artikel ini akan memberikan kumpulan admin tools gratis yang bisa dipakai Risers dalam mengerjakan pekerjaan admin sehari-hari.
Apa Itu Admin Tools?
Apa yang dimaksud dengan tools? Tools adalah seperangkat alat yang dapat memudahkan suatu pekerjaan. Lalu apa itu admin tools? Admin tools adalah sebuah alat bantuan yang digunakan seorang admin dalam melakukan pekerjaannya. Admin tools mencakup alat kerja berupa software, aplikasi, dan website khusus digunakan staff administrasi.
Pada umumnya, admin tools bisa didapatkan secara gratis maupun berbayar. Keduanya mempunyai kekurangan dan kelebihannya tersendiri. Tools administrasi gratis biasanya sering digunakan karena mudah didapatkan. Berbeda dengan tools admin berbayar, yang umumnya butuh kustomisasi dan konfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan, sehingga jangka waktu dari mendapatkan sampai pada penggunaannya membutuhkan waktu lebih lama.
Manfaat Penggunaan Admin Tools
Mempermudah Pekerjaan
Manfaat utama dari penggunaan admin tools ialah membuat pekerjaan menjadi lebih mudah. Bayangkan saja jika kamu harus menulis surat secara manual atau menjadwalkan agenda secara manual pada kalender? Tentu saja hal tersebut sangat merepotkan. Oleh karena itu, kamu butuh menggunakan admin tools agar setiap pekerjaan admin dapat terdigitalisasi.
Efisiensi Flow Kerja
Proses pekerjaan admin dapat dipangkas menjadi lebih efisien dengan menggunakan admin tools. Sebagai contoh, penggunaan tools administrasi seperti AI Gemini dari Google bisa mempersingkat pembuatan surat secara otomatis. Selain itu, tools admin seperti Google Docs juga bisa membantu kamu membuat dokumen dengan cepat menggunakan fitur voice typing. Dampaknya, flow kerja kamu akan lebih efisien. Kamu bisa dengan mudah mengerjakan hal lain yang lebih krusial.
Meminimalisir Human Error
Penggunaan admin tools juga bermanfaat untuk meminimalisir terjadinya kesalahan. Contohnya, kamu ingin membuat dokumen MoM ( Minute of Meeting ) menggunakan Google Docs yang merupakan salah satu google tools, maka pemanfaatan fitur spelling and grammar check dalam tools tersebut akan membantu mengurangi terjadi kesalahan ejaan saat kamu mengetik.
Macam-Macam Admin Tools Gratis
Google Calendar
Google Calendar ialah tools administrasi dari Google Ltd yang memberikan kemudahan penggunanya dalam mengatur jadwal. Dengan Google Calendar ini, Risers bisa memasukan jadwal meeting ke dalam email.
Google Docs
Risers bisa gunakan Google Docs untuk membuat surat, dokumen, atau sekadar mengetik MoM. Admin tools ini dilengkapi dengan fitur pengecekan spelling dan grammar . Fitur tersebut tentu bisa sangat membantu kamu dalam meminimalisir kesalahan dalam pekerjaan admin.
Google Mail
Seperti tools administrasi sebelumnya, Google Mail juga merupakan bagian dari google workspace. Admin tools ini sering digunakan untuk komunikasi secara profesional kepada pihak eksternal perusahaan. Dengan menggunakan akun google yang sama, kamu bisa akses google tools ini secara gratis.
Notion
Notion merupakan alat produktivitas kerja buatan Notion Labs, Inc. Tools admin ini memungkinkan penggunanya untuk mencatat dan melakukan berbagai tugas dalam satu platform.
Sebagai admin tools, ada beberapa fungsi Notion yang bisa membantu pekerjaanmu:
- Transkrip meeting secara otomatis menggunakan fitur AI Meeting Notes
- Membuat jadwal events di Notion Calendar
- Kontrol privasi saat melakukan sharing dokumen dengan fungsi share
- Keep every plan on track menggunakan database dan progress bar
- Kontrol status tugas dengan fungsi tasks, sub-tasks, status, assignee, dan due date .
Kamu bisa menggunakan beberapa fitur di Notion secara gratis. Untuk memaksimalkan penggunaannya, admin tools ini juga menyediakan fitur-fitur khusus yang bisa didapatkan melalui paid subscriptions. Admin tools ini juga terintegrasi dengan berbagai jenis aplikasi seperti: Slack, Jira, Google Drive, GitHub, Microsoft Teams, SharePoint, dan OneDrive.
Google Drive
Sebagai admin, pastinya dalam mengelola arsip harus memastikan semuanya tersimpan rapi dan terjaga kualitasnya. Nah, Google Drive ini merupakan google tools yang bisa dipakai para admin dalam menyimpan berkas, dokumen, dan file secara digital. Dengan admin tools ini kamu nggak perlu khawatir arsip perusahaan tercerai-berai bahkan rusak.
Tools administrasi ini mendukung penyimpanan berbagai jenis file. Selain itu, kamu bisa dengan mudah memberikan akses file yang kamu simpan kepada pihak lain. Jika file tersebut termasuk dalam dokumen rahasia kamu dapat membatasi aksesnya. Admin tools ini bisa digunakan oleh perusahaan dengan berbagai ukuran, karena kapasitas cloud yang cukup besar dan dapat diupgrade. Kamu juga dapat membuat link file untuk kegiatan distribusinya.
Google Contact
Pekerjaan admin berkaitan erat dengan komunikasi pihak eksternal maupun internal perusahaan. Google Contact sebagai admin tools yang dapat memudahkan kamu dalam menyimpan dan mencari kontak mitra, vendor, klien, ataupun pelanggan secara cepat.
Dropbox
Tools administrasi satu ini memiliki fungsi yang serupa dengan Google Drive, yaitu penyimpanan digital berbasis cloud. Kamu bisa menyimpan dan berbagi file secara aman. Tools administrasi ini menyediakan layanan secara gratis dan berbayar. Seperti Google Drive, kamu nggak perlu bingung untuk mengirim file besar melalui email, karena admin tools ini bisa generate link tempat file kamu berada.
Google Slides
Sebagai admin, Risers tidak bisa lepas dari pekerjaan membuat materi presentasi. Pembuatan materi presentasi erat hubungannya dengan admin tools satu ini. Yap, Google Slides. Google Slides adalah jenis software presentasi berbasis web yang merupakan bagian dari google workspace. Melalui fitur Apps Script , admin tools ini bakal bantu pembuatan presentasi jadi lebih otomatis dan mudah.
Google Sheets
Para admin pastinya sudah familiar dengan google tools satu ini. Google Sheets adalah spreadsheets berbasis web yang sangat UI (User Interface) friendly. Dengan tampilan yang sederhana dan fungsi databasenya membuat google tools ini bisa digunakan sebagai tools administrasi. Tools administrasi ini kamu akan perlukan untuk mengelola database perusahaan, membuat report, dan membuat alur keluar dan masuknya dokumen.
Google Forms
Bekerja sebagai admin HR membuat Risers punya tanggung jawab memastikan semua kebutuhan karyawan terpenuhi. Untuk mengetahui kebutuhan karyawan tanpa menguras energi, coba deh Risers buat formulir online pakai Google Forms ini.
Google Forms merupakan google tools yang juga bisa difungsikan sebagai admin tools, loh. Dengan menggunakan admin tools ini, Risers bakal lebih mudah mengumpulkan feedback karyawan secara real-time. Selain itu, hasil feedback tersebut juga dapat disimpan dalam bentuk spreadsheets. Hal ini juga bisa memudahkan pekerjaan Risers dalam menganalisis kebutuhan karyawan.
Baca Juga: Admin Marketing Kerjanya Apa Sih? Ini Tugasnya dan Industri yang Cocok
Google Meets
Google Meets adalah google tools yang menyediakan layanan komunikasi video online. Jarak yang memisahkan serta banyaknya kesibukan para pegawai bukan menjadi alasan produktivitas perusahaan menjadi lesu. Google Meets bisa menjadi solusi untuk tetap produktif dikala adanya penghalang.
Google tools yang dapat dijadikan sebagai admin tools ini memungkinkan kamu untuk melakukan meeting secara real-time dengan berbagai pihak. Admin tools ini menyediakan ruang chatting dan fitur sharing layar untuk memastikan proses meeting yang kamu lakukan berjalan maksimal.
Travel Google
Kamu diminta bos untuk menyiapkan tiket transportasi, hotel, dan kebutuhan travel lainnya tapi nggak tahu harus gimana? Tenang, ada yang namanya Travel Google . Website yang disediakan google untuk mengecek harga terkait kebutuhan trip perusahaanmu. Website ini bisa dimasukkan ke dalam kumpulan admin tools karena dapat memudahkan kamu dalam merencanakan perjalanan bisnis yang ideal bagi bos kamu.
Canva
Sama dengan google slides, Canva juga merupakan admin tools yang bisa bantu kamu dalam pembuatan materi presentasi. Sebagai admin tools, Canva juga bisa memangkas waktu pekerjaanmu. Canva menyediakan template dokumen yang beragam seperti: proposal, poster, kartu ucapan, report, dan lainnya. Kamu jadi tidak perlu mendesain dari awal dokumen yang akan dibuat.
Wrike
Wrike adalah tools administrasi yang menyediakan layanan aplikasi proyek manajemen. Hampir mirip dengan Notion, kamu bisa mencatat, mengontrol, dan mengelola proyek bersama tim secara real-time menggunakan admin tools ini.
Gemini AI
Pekerjaan admin Risers bisa lebih cepat terselesaikan dengan Gemini AI ini. Admin tools satu ini memberikan kemudahan kamu dalam mencari informasi, membuat dokumen digital, hingga pencatatan ringkasan hasil rapat.
Kamu juga bisa mengintegrasikan email perusahaan dengan Gemini AI ini. Dengan begitu, pembuatan dan pengiriman email akan terotomatisasi. Semua jenis pekerjaan admin kamu bisa lebih sat-set pakai admin tools ini.
Adobe Acrobate Reader
Biasanya admin tools ini digunakan saat pratinjau dokumen digital. Adobe Acrobate Reader juga menyediakan fitur tanda tangan digital, edit dokumen, dan convert pdf to word. Dengan memanfaatkan tools administrasi ini dokumen digital perusahaan kamu akan mudah terbaca. Admin tools ini bisa digunakan untuk berbagai jenis pekerjaan admin.
Baca Juga: Skill Wajib untuk Admin Marketing
Kesimpulan
Kumpulan tools gratis staff admin di atas bisa jadi referensi kamu dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Gunakan yang paling cocok dengan load dan jenis pekerjaan admin kamu.
Agar lebih memahami tentang bidang administrasi, kamu bisa join Bootcamp Staff Administrasi harisenin.com . Ada banyak materi daging, skill set, dan penggunaan admin tools yang diajarkan di sana. Buruan daftar biar kerjaan admin kamu bisa lebih sat-set!
