Excel merupakan tools yang wajib dikuasai oleh orang-orang yang bekerja di bidang tertentu, salah satunya Akuntan. Excel memiliki banyak kegunaan bagi seorang akuntan, yaitu mengelola data keuangan, membuat laporan, hingga analisis angka. Penggunaan Microsoft Excel ini sangat berguna agar pekerjaan menjadi lebih efektif.
Mau tahu skill Excel seperti apa yang dibutuhkan oleh seorang akuntan? Fitur-fitur apa saja yang dibutuhkan oleh seorang akuntan? Yuk, kita bahas lebih detail!
1. Pengelolaan Data dengan Worksheet dan Workbook
Akuntan sering berurusan dengan data keuangan yang jumlahnya besar, jadi pengelolaan worksheet dan workbook menjadi skill dasar yang wajib dikuasai. Kamu harus tahu cara:
- Mengatur worksheet: Memberi nama yang jelas, menyusun urutan, dan membuat link antar-sheet.
- Membuat workbook multi-sheet: Misalnya, satu sheet untuk jurnal umum, satu untuk laporan laba rugi, dan lainnya untuk neraca.
- Navigasi cepat: Menggunakan shortcut seperti Ctrl + Page Up/Down untuk berpindah antar-sheet.
Dengan kemampuan ini, kamu akan lebih mudah mengelola laporan keuangan yang kompleks tanpa tersesat di lautan data.
2. Penggunaan Tabel dan Format Tabel
Membuat tabel di Excel lebih dari sekadar menyusun angka dalam kolom dan baris. Akuntan harus mahir menggunakan fitur tabel Excel untuk:
- Mengorganisasi data: Dengan tabel, data akan lebih terstruktur, mudah difilter, dan dicari.
- Menggunakan fitur "Total Row": Otomatis menambahkan jumlah, rata-rata, atau fungsi lain pada baris terakhir.
- Memanfaatkan Conditional Formatting: Memberi warna pada angka tertentu, misalnya menyoroti nilai negatif atau angka di atas/bawah target.
Ini sangat berguna saat membuat laporan keuangan yang rapi dan mudah dipahami.
3. Filter dan Sortir Data
Dalam akuntansi, filter dan sorting data adalah rutinitas harian. Contohnya saat kamu perlu memfilter transaksi berdasarkan tanggal tertentu atau mengurutkan data dari nilai terbesar ke terkecil.
- Filter Otomatis: Excel memungkinkan kamu memfilter data secara cepat untuk melihat data spesifik, seperti hanya transaksi yang melebihi Rp10 juta.
- Sortir Custom: Mengatur urutan data sesuai kebutuhan, misalnya mengurutkan berdasarkan nama klien atau kategori transaksi.
Skill ini penting untuk menyaring informasi relevan dan membuat laporan lebih efektif.
Baca juga: Mau Lulus Tes Kerja? Pelajari 10 Rumus Excel Ini!
4. Pembuatan Grafik dan Visualisasi Data
Angka-angka di laporan keuangan kadang sulit dipahami kalau cuma dalam bentuk tabel. Akuntan harus bisa menyajikan data dengan grafik yang mudah dibaca, seperti:
- Grafik Bar dan Pie: Cocok untuk menunjukkan perbandingan pendapatan dan biaya.
- Line Chart: Bagus untuk memperlihatkan tren keuangan dari waktu ke waktu.
- Slicers: Memudahkan untuk menyaring data visual secara interaktif.
Dengan visualisasi data yang baik, informasi keuangan jadi lebih mudah dipresentasikan ke manajemen.
5. Data Validation untuk Keakuratan Data
Akuntan tidak boleh melakukan kesalahan data karena setiap angka berarti. Excel punya fitur Data Validation yang membantu memastikan input data akurat.
- Membatasi Input: Kamu bisa mengatur agar hanya angka tertentu yang bisa dimasukkan, misalnya hanya angka positif atau dalam rentang tertentu.
- Membuat Drop-Down List: Ini berguna saat kamu ingin membatasi pilihan input, misalnya memilih kategori akun tertentu.
Dengan fitur ini, kamu bisa mengurangi kesalahan input data yang sering bikin pusing.
6. Pivot Table untuk Analisis Data
Pivot Table adalah fitur yang sangat kuat untuk merangkum data dalam jumlah besar. Akuntan sering menggunakan Pivot Table untuk:
- Merangkum data transaksi: Misalnya total penjualan berdasarkan bulan atau kategori produk.
- Menganalisis biaya: Melihat distribusi biaya operasional atau pemasaran dalam satu laporan ringkas.
- Membuat laporan ad-hoc: Pivot Table bisa diubah sesuai kebutuhan tanpa harus mengubah data mentah.
Skill ini akan membuat kamu terlihat seperti pro di depan atasan karena mampu menyajikan data secara cepat dan akurat.
7. Fungsi Dasar untuk Perhitungan Otomatis
Walau tanpa rumus kompleks, akuntan tetap perlu memahami beberapa fungsi dasar Excel seperti:
- SUM: Menjumlahkan angka dalam kolom atau baris.
- AVERAGE: Menghitung rata-rata.
- COUNT: Menghitung jumlah entri dalam dataset.
- IF: Membuat pernyataan logika sederhana seperti jika suatu kondisi terpenuhi, maka lakukan ini.
Fungsi-fungsi ini sangat membantu saat menghitung laporan keuangan seperti laba rugi atau anggaran.
8. Manajemen dan Proteksi Data
Data keuangan sangat sensitif, jadi akuntan harus tahu cara melindungi data di Excel. Skill yang dibutuhkan meliputi:
- Proteksi Worksheet: Membatasi siapa yang bisa mengedit bagian tertentu dari worksheet.
- Password untuk Workbook: Mengamankan file dengan password agar tidak sembarang orang bisa mengakses.
- Backup Otomatis: Menyimpan file di cloud atau tempat lain untuk menghindari kehilangan data.
Proteksi data yang baik akan menjaga keamanan informasi keuangan perusahaan.
Baca juga: 15 Fitur Tersembunyi Ms. Excel Biar Kerja Makin Efisien
9. Kolaborasi dengan Fitur Sharing
Banyak akuntan bekerja dalam tim, jadi kemampuan berkolaborasi di Excel penting. Kamu harus tahu cara:
- Berbagi workbook secara online melalui OneDrive atau SharePoint.
- Melacak perubahan: Mengetahui siapa yang mengubah data dan kapan perubahan itu terjadi.
- Menggunakan komentar: Memberi catatan atau pertanyaan di sel tertentu untuk diskusi tim.
Kolaborasi yang efisien akan membuat pekerjaan tim lebih terkoordinasi dan cepat selesai.
10. Penggunaan Macro untuk Automasi Tugas Rutin
Meskipun macro termasuk fitur advanced, mengetahui dasar-dasar penggunaan macro akan sangat membantu akuntan. Kamu bisa mengotomatiskan tugas berulang seperti:
- Mengisi laporan bulanan secara otomatis.
- Mengupdate data dari berbagai sheet ke dalam satu laporan.
- Membersihkan data yang berantakan.
Automasi ini bisa menghemat banyak waktu dan mengurangi kesalahan manual.
Kesimpulan
Skill Excel yang dibutuhkan untuk seorang staf akuntan tidak sekadar bisa input data, tapi juga kemampuan mengelola, menganalisis, dan menyajikan data dengan efisien. Dengan menguasai skill-skill di atas, seorang akuntan tidak hanya lebih produktif tetapi juga lebih bernilai di mata perusahaan.
