Excel merupakan tools yang berguna di hampir semua bidang pekerjaan. Salah satu bidang yang sering memanfaatkan tools Excel adalah Human Resource (HR). Biasanya para HR menggunakan Excel untuk membantu dalam mengelola data, menghitung gaji, memantau kinerja, dan menyusun laporan adalah bagian dari rutinitas harian. Fitur-fitur dalam Excel sangat membantu para pekerja di bidang HR dalam melakukan dan mempercepat pekerjaannya.
Artikel ini akan membahas secara rinci bagaimana Excel membantu pekerjaanmu di bidang HR tanpa harus bergantung pada rumus yang rumit, tetapi lebih menitikberatkan pada fitur-fitur praktis yang mempermudah berbagai tugas.
Source : unsplash.com
1. Mengelola Data Karyawan dengan Mudah
Salah satu tugas utama HR adalah mengelola data karyawan. Excel memungkinkan kamu menyimpan data dalam satu file yang terorganisir dan mudah diakses.
a. Pembuatan Database Karyawan
Kamu bisa menggunakan Excel untuk membuat daftar karyawan yang mencakup informasi seperti :
- Nama lengkap
- Jabatan
- Tanggal bergabung
- Kontak darurat
- Status kehadiran
Excel mempermudah pengelolaan data ini karena kamu bisa menambahkan, menghapus, atau memperbarui informasi dengan cepat. Dengan tampilan tabel yang rapi, kamu bisa langsung melihat detail karyawan tanpa harus membuka banyak file berbeda.
Source : Pressbooks NCSS
b. Pengelompokan Data
Fitur filter di Excel memudahkan kamu untuk menyaring data. Misalnya, jika kamu ingin melihat daftar karyawan dari divisi tertentu atau yang bergabung pada tahun tertentu, kamu hanya perlu menggunakan filter untuk menampilkan data yang relevan.
2. Memantau Kehadiran Karyawan
Kehadiran karyawan adalah salah satu indikator penting dalam HR. Excel memungkinkan kamu mencatat dan memantau kehadiran karyawan secara efisien.
a. Pembuatan Daftar Kehadiran
Buat tabel kehadiran dengan kolom untuk setiap hari kerja dalam sebulan. Gunakan kode sederhana seperti "H" untuk hadir, "S" untuk sakit, atau "I" untuk izin. Dengan menggunakan tanda ini, kamu bisa dengan mudah memantau kehadiran setiap karyawan.
b. Highlight Kehadiran
Excel memiliki fitur conditional formatting yang memungkinkan kamu memberi warna berbeda untuk setiap kode. Misalnya, kehadiran diberi warna hijau, izin warna kuning, dan sakit warna merah. Ini memudahkan kamu untuk melihat pola kehadiran dalam sekejap.
3. Mengatur Jadwal Kerja dan Cuti
Mengatur jadwal kerja dan cuti sering kali menjadi tantangan bagi HR. Excel menawarkan cara praktis untuk mengelola jadwal ini.
a. Membuat Kalender Cuti
Kamu bisa membuat kalender cuti sederhana di Excel dengan menandai hari-hari cuti setiap karyawan. Ini akan membantumu menghindari konflik jadwal dan memastikan bahwa tidak terlalu banyak karyawan yang cuti pada waktu yang bersamaan.
Source : leavemonitor.com
b. Pengingat Jadwal Otomatis
Meskipun Excel bukan alat pengingat seperti kalender digital, kamu bisa menandai tanggal penting seperti jadwal cuti, ulang tahun karyawan, atau tenggat waktu proyek dengan warna tertentu. Ini membantu kamu tetap waspada terhadap jadwal penting.
4. Menyusun Laporan HR dengan Efisien
Menyusun laporan bulanan atau tahunan adalah tugas rutin HR. Excel memudahkan kamu dalam mengolah data menjadi laporan yang rapi dan informatif.
a. Laporan Kehadiran
Kamu bisa membuat laporan kehadiran yang merangkum jumlah kehadiran, izin, dan sakit setiap karyawan dalam periode tertentu. Data ini bisa disajikan dalam bentuk tabel sederhana atau diagram batang untuk memvisualisasikan tren kehadiran.
Source : projectmanagementools.com
b. Laporan Pergantian Karyawan (Turnover)
Data pergantian karyawan juga bisa dengan mudah dikelola di Excel. Buat tabel yang mencatat karyawan yang masuk dan keluar selama satu tahun. Dengan data ini, kamu bisa menganalisis penyebab turnover yang tinggi dan mengambil langkah-langkah perbaikan.
5. Pengelolaan Proses Rekrutmen
Proses rekrutmen melibatkan banyak data yang perlu dikelola dengan baik. Excel dapat membantumu melacak dan menyusun informasi kandidat dengan lebih mudah.
a. Database Kandidat
Buat tabel yang mencakup informasi seperti nama kandidat, posisi yang dilamar, tanggal melamar, dan status seleksi. Dengan begitu, kamu bisa dengan mudah melihat siapa saja yang masih dalam proses seleksi dan siapa yang sudah diterima.
Source : template.wps.com
b. Penilaian Seleksi
Excel juga berguna untuk mencatat hasil wawancara dan tes kandidat. Kamu bisa membuat kolom untuk menilai berbagai aspek seperti keterampilan teknis, komunikasi, dan pengalaman. Ini mempermudah kamu dalam membandingkan kandidat secara objektif.
6. Mengelola Gaji dan Tunjangan
Penghitungan gaji adalah salah satu tugas HR yang krusial. Excel memudahkanmu mengatur data gaji tanpa harus menggunakan rumus yang rumit.
a. Pembuatan Daftar Gaji
Kamu bisa membuat tabel gaji yang mencakup informasi seperti gaji pokok, tunjangan, dan potongan. Dengan tampilan tabel yang rapi, kamu bisa melihat rincian gaji setiap karyawan dengan mudah.
Source : educba.com
b. Pengelompokan Data Gaji
Gunakan fitur filter untuk melihat data gaji berdasarkan kriteria tertentu, seperti divisi atau jabatan. Ini memudahkan kamu dalam membuat laporan gaji yang lebih spesifik.
7. Analisis Kinerja Karyawan
Memantau dan menganalisis kinerja karyawan adalah tugas penting HR. Excel membantu kamu mengelola data kinerja dengan lebih terstruktur.
a. Membuat Tabel Penilaian Kinerja
Buat tabel penilaian kinerja dengan kolom untuk aspek-aspek seperti produktivitas, kehadiran, dan kemampuan bekerja sama. Dengan mencatat data ini secara teratur, kamu bisa melihat perkembangan kinerja karyawan dari waktu ke waktu.
Source : wps.template.com
b. Visualisasi Data Kinerja
Gunakan fitur grafik di Excel untuk memvisualisasikan data kinerja. Misalnya, kamu bisa membuat grafik garis yang menunjukkan perkembangan kinerja karyawan dalam setahun. Ini memudahkan manajemen untuk memahami data kinerja secara cepat.
8. Meningkatkan Efisiensi dengan Template
Excel memiliki berbagai template yang bisa kamu gunakan untuk mempercepat pekerjaan HR.
a. Template Jadwal Kerja
Gunakan template jadwal kerja yang sudah ada atau buat template sendiri. Dengan template ini, kamu hanya perlu mengisi data karyawan dan jadwal kerja tanpa harus membuat tabel dari awal.
Source : smartsheet.com
b. Template Laporan
Excel juga menyediakan template laporan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Kamu bisa menggunakan template ini untuk membuat laporan kehadiran, gaji, atau kinerja dengan lebih cepat dan rapi.
Kesimpulan
Microsoft Excel adalah alat yang sangat bermanfaat bagi para profesional HR. Dengan fitur-fitur seperti pengelolaan data, visualisasi, dan template, Excel dapat membantu kamu menyelesaikan tugas-tugas HR dengan lebih efisien dan akurat. Tanpa harus menggunakan rumus yang rumit, Excel menawarkan solusi praktis untuk berbagai tantangan yang dihadapi dalam pekerjaan HR.
Kalo kamu tertarik belajar ilmu excel untuk kebutuhan pekerjaan kamu sebagai HR kamu bisa mengikuti harisenin bootcamp Microsoft Excel atau jika kamu ingin belajar menjadi HR meskipun background pendidikan gak nyambung. Kamu bisa ikut harisenin bootcamp Human Resources .
