Cleaning data di excel merupakan langkah penting yang harus dilakukan sebelum kamu mengelola data. Langkah cleaning data di excel ini bisa dilakukan dengan penggabungan beberapa cara. Ketahui cara bersih-bersih data di excel berikut ini!
Jenis Data Excel yang Biasa dilakukan Cleaning
Data yang biasa digunakan pada software Microsoft Excel adalah data numerik, teks, waktu, dan tanggal. Apabila kamu ingin bersih-bersih data di excel, kamu perlu yakin kalau data kamu sudah termasuk dalam bentuk tersebut.
Kalau soal jenis data yang bisa dilakukan cleaning data di excel, sebenarnya software ini tidak membatasi, Risers. Kamu bisa lakukan cleaning data untuk jenis data apapun. Misalnya, sebagai staff admin marketing kamu butuh buat analisis data trend pasar, nah kamu bisa cleaning data mentah kamu dulu di Microsoft Excel ini.
Apabila kamu kepo jenis data apa saja yang biasa dilakukan cleaning data di excel. Harisenin kasih tahu list -nya di bawah ini:
- Data pegawai
- Data tren pasar
- Data matriks konversi marketing (rasio konversi, CPC ( cost per click) , CPL ( cost per lead ), CTR ( click-through rate ).
- Data matriks pemasaran (CTR ( click-through rate ), bounce rate, views, shares, saved, dan lainnya)
- Data matriks bisnis marketing (biaya pengeluaran, dana keuntungan, ROI)
- Data transaksi keuangan
- Data laba rugi perusahaan
- Dan lainnya.
Semua data di atas bisa kamu lakukan cleaning data di excel, sebab bentuk datanya yang sesuai dengan data supporting excel. Kamu bisa gunakan data selain dari yang sudah harisenin list, asalkan data yang kamu punya masuk dalam kriteria excel ya, Risers.
Cara Cleaning Data di Excel
Cara cleaning data di excel yang biasa kamu pakai apa, Risers? Banyak artikel di luar sana mengulas cara cleaning data di excel menggunakan fitur format dan remove duplicate. Cara tersebut memang jadi cara cepat cleaning data di excel. Tapi, nyatanya ada cara-cara lain yang juga bisa digunakan, loh .
Lalu, bagaimana cara cleaning data di excel lainnya? Harisenin akan kasih tahu secara lengkap cara apa saja yang bisa kamu pakai untuk bersih-bersih data di excel sebelum kamu menganalisisnya.
1. Siapkan Data Mentah (Raw Data)
Hal paling utama yang harus kamu lakukan yaitu menyiapkan data mentah dulu. Kamu dapat menggunakan data-data seperti yang sudah dibahas pada bagian sebelumnya.
Di artikel kali ini, harisenin akan mencontohkan menggunakan data report marketing.
Pada langkah ini, tidak apa jika data masih tidak rapi. Hal tersebut umum, karena salah satu tujuan dari cleaning data di excel ialah membuat data yang siap pakai. Oh iya, kalau kamu mau data mentah ini tidak hilang, jangan lupa untuk mencadangkan datanya terlebih dahulu sebelum proses pembersihan data. Kali-kali kamu masih butuh data mentah ini buat referensi di kemudian hari, Risers.
2. Cleaning Data di Excel dengan Fitur Format
Cara paling basic yang pasti digunakan saat membersihkan data di excel yaitu, menggunakan fitur format. Cara ini sangat sederhana, kamu cukup sesuaikan tipe data kamu dengan fitur format data di excel. Sebelumnya, ubah data mentah kamu dalam bentuk tabel excel.
Ikuti langkah berikut: Pilih column/row data 》pilih tab home 》klik drop down pada format text 》pilih jenis tipe data.
Selain tipe data yang sudah tersedia, kamu bisa kok custom sendiri. Disesuaikan saja dengan data yang kamu punya. Meskipun mudah dilakukan, cara ini perlu dilakukan berulang dan butuh waktu. Yap, di cara ini kamu wajib memastikan semua column atau row telah berubah format-nya. Namun, sayangnya kamu nggak bisa melewatkannya. Menggunakan fitur format ini sudah pasti jadi cara pertama kalau kamu membersihkan data excel kamu. Sebab, tanpa format yang sesuai data akan sulit diolah.
3. Cleaning Data di Excel dengan Fitur Filter & Sort
Cara cleaning data di excel lainnya menggunakan fitur filter dan sort. Ini salah satu contoh membersihkan data di excel dengan fitur filter dan sort:
Cara ini biasa dipakai untuk mengecek cell kosong yang ada di data kamu. Pilih blanks pada filter by value.
Selain itu, fitur filter dan sort juga bisa bantu kamu buat bersihkan data di excel dengan conditional formatting -nya.
4. Cleaning Data di Excel dengan Fitur Remove Duplicate
Cara cepat cleaning data di excel memang menggunakan cara satu ini, yaitu remove duplicate. Dengan fitur ini, kamu bisa dengan menghapus data ganda hanya dengan empat kali klik. Begini caranya:
Pilih rentang cell 》pilih tab data 》pada group “data tools” klik “manage duplicates/remove duplicates” 》pilih column yang ingin dihapus data duplikatnya pada kotak dialog 》klik ok.
Setelah kamu klik ok, otomatis excel akan memunculkan kotak dialog yang memperlihatkan berapa jumlah data yang berhasil terhapus. Kamu bisa mengecek lagi secara acak pada data untuk hasil yang lebih pasti.
5. Cleaning Data di Excel dengan Ubah Huruf
Cara cleaning data di excel selanjutnya dengan mengubah huruf pada data kamu. Nggak mungkin kan kamu cek satu per-satu apakah data kamu mengandung huruf besar, kecil, atau bahkan campuran keduanya. Nah , maka dari itu manfaatkan lah rumus excel berikut ini:
- Upper—untuk mengubah huruf menjadi besar semua. Rumusnya =UPPER(cell yang ingin diubah)
- Lower— untuk mengubah huruf menjadi kecil semua. Rumusnya =LOWER(cell yang ingin diubah)
- Proper—untuk mengubah huruf depan besar semua. Rumusnya =PROPER(cell yang ingin diubah)
Begini contohnya:
Setelah kamu ketik rumus ai atas pada cell, excel akan otomatis mengisi cell kosong di bawahnya dengan nilai yang sama.
Sayangnya, penggunaan rumus ini nggak bisa merubah data kamu secara langsung. Kamu perlu buat satu atau beberapa column untuk proses konversinya.
Nah , kalau sudah kamu perlu copy 》paste special value datanya. Setelah itu, kamu bisa hapus atau hide (sembunyikan) column berisi data sebelum diubah hurufnya agar data kamu terlihat rapi.
6. Cleaning Data di Excel dengan Fungsi TRIM
Kalau data kamu penuh dengan spasi berlebih, kamu bisa gunakan rumus TRIM di excel untuk menghapusnya. Jenis spasi yang bisa dihapus dengan rumus ini yaitu spasi yang berada di awal kata, di antara kata, dan di akhir kata. Sebagai contoh:
Data yang kamu punya: “Bootcamp Microsoft Excel Harisenin”
Data setelah cleaning dengan TRIM: “ Bootcamp Microsoft Excel Harisenin”
Caranya, ikuti langkah ini:
Sama seperti fungsi Upper, Lower, dan Proper. Rumus TRIM ini juga tidak bisa merubah data kamu secara langsung di cell data. Jadi, pastikan kamu sudah buat column baru untuk proses cleaning datanya ya, Risers.
7. Cleaning Data di Excel dengan Find, Select, dan Replace
Kalau data mentah yang kamu miliki dalam jumlah besar, cleaning data dengan fitur find, select, dan replace ini cocok digunakan. Di bawah ini adalah salah satu contoh penggunaannya:
Fitur ini memungkinkan kamu untuk mencari dan mengganti sebuah nilai sekaligus. Praktiknya, kamu bisa mengganti nilai dalam bentuk apapun dengan nilai baru yang diinginkan.
8. Cleaning Data di Excel dengan Membagi Data
Cara cleaning data di excel lainnya, yaitu dengan membagi kumpulan data ke beberapa kolom. Misalnya, kamu punya data seperti di bawah ini:
Agar data tersebut dapat terpisah, kamu perlu membagi atau mengurainya menggunakan fitur Text to Column. Caranya gampang kok, pastikan langkah di bawah ini kamu lakukan:
Pilih column yang ingin dipisahkan 》pilih tab data 》pada data tools klik “text to column” 》pilih “delimited” 》klik next 》pilih pembatas data 》klik next 》pilih tujuan lembar kerja 》pilih format column 》pilih selesai.
Kalau data kamu sudah terbagi, kamu sudah bisa deh lanjutkan ke proses analisis data.
9. Cleaning Data di Excel dengan Memeriksa Nilai Cell Kosong
Proses analisis data nggak mungkin bisa dilakukan kalau terdapat beberapa cell bernilai kosong di dataset kamu. Jadi, kamu perlu nih buat memeriksa nilai cell kosong tersebut terlebih dahulu. Ada dua cara yang bisa kamu ikuti:
Menggunakan Rumus ISBLANK
Kamu bisa langsung ketik rumus =ISBLANK(pilih cell yang ingin dicek). Ini untuk memeriksa apakah cell tersebut berisi data atau kosong. Nantinya, excel akan menghasilkan nilai TRUE apabila cell yang kamu pilih kosong.
Kamu perlu buat beberapa kolom baru untuk melakukan cek nilai kosong dengan ISBLANK. Nantinya, kamu bisa gunakan fitur filter untuk mencari nilai yang kosong. Kamu bisa lakukan tindakan hapus cell setelahnya.
- Menggunakan Rumus IF(ISBLANK)
Gunakan rumus gabungan = IF(ISBLANK(pilih cell yang ingin dicek),“kosong”,“terisi data”).
Rumus ini maksudnya jika cell kosong maka tampilkan “kosong”, jika cell terdapat data, maka tampilkan “terisi”. Jika kamu gunakan rumus yang ini, excel akan otomatis menampilkan nilai sesuai perintah yang kamu ketik.
Sama seperti rumus sebelumnya, kamu juga bisa lakukan hapus data yang kosong, atau isi menggunakan fitur filter. Mudah bukan?
10. Cleaning Data di Excel dengan Menggabungkan Data (Fungsi Concatenate)
Pasti akan selalu ada kondisi dimana data mentah kamu sangat berantakan. Misalnya, data nama pelanggan yang terpisah-pisah. Cara membersihkan data yang seperti ini dengan menggabungkannya. Kamu bisa gunakan fungsi concatenate di excel.
Caranya cukup ketikan =CONCATENATE/CONCAT(pilih beberapa cell yang ingin digabungkan) pada cell kosong. Kamu juga bisa menambahkan pemisah data seperti “_”,”-”, atau hanya sekadar spasi. Cukup tambahkan simbol tersebut disertai tanda kutip ganda. Contohnya seperti ini:
Fungsi ini tidak membatasi berapa cell atau string yang digabungkan. Jadi, kamu tidak perlu khawatir untuk menggabungkan banyak data.
11. Cleaning Data di Excel dengan Fitur Data Validation
Selain cara sebelumnya, kamu juga dapat membersihkan data menggunakan cara validasi data dengan fitur data validation.
Bersih-bersih data dengan fitur data validation ini bertujuan agar data yang kamu miliki hanya berisi data yang relevan. Saat kamu menerapkan data validation di kumpulan data, kesalahan saat proses entri data dapat lebih diminimalisir. Caranya: Klik tab data 》pilih data validation 》atur kriteria 》klik ok.
Pada saat kamu mengatur kriteria data, kamu perlu untuk tetapkan format yang diinginkan. Kamu bisa memilih beberapa format:
Daftar—membuat beberapa pilihan untuk isian data.
Desimal—membatasi inputan untuk nilai desimal saja. Bisa atur rentang nilai.
Text—membatasi inputan data pada bentuk teks saja. Bisa atur panjang karakter.
- Bilangan bulat—membatasi inputan pada data bilangan bulat. Bisa atur nilai minimum dan maksimum.
- Tanggal—membatasi inputan data untuk tanggal saja. Bisa atur rentang tanggal yang valid.
- Waktu—membatasi inputan hanya data waktu. Bisa atur rentang waktu yang valid.
- Custom—membuat aturan validasi data menggunakan rumus di excel.
Setelah pilih format, biasanya excel memberikan pilihan ke kamu apakah kamu mau menampilkan pesan input atau pesan error. Kalau kamu pilih pesan error, kamu bisa atur lagi agar pesan yang muncul untuk menolak input atau hanya sebagai peringatan saja.
Nah , data kamu sudah selesai tervalidasi. Dengan begini, tidak ada lagi inputan data yang berantakan ke depannya.
Up-Skill Cara Cleaning Data di Excel
Melakukan cleaning data di excel bisa dengan berbagai cara. Kamu bisa up-skill cara cleaning data di excel lainnya dengan mengikuti Bootcamp Microsoft Excel di harisenin.
Harisenin adalah platform edukasi yang memberikan kesempatan siapapun untuk belajar. Program Bootcamp yang ditawarkan sesuai dengan skill dan kebutuhan di dunia kerja.
Sebelum mulai belajar, kamu bisa konsultasikan kebutuhan karir masa depan terlebih dahulu di sini . Yuk, tunggu apa lagi? Raih masa depan kamu sekarang!
Baca Juga:
- Share this:
-
-
-
