Hi Risers! Apakah kamu sudah familiar dengan payroll system? Payroll system merupakan sistem administrasi penggajian karyawan di sebuah perusahaan. Proses ini dapat mempermudah kinerja HRD dibandingkan melalui cara manual.
Melalui perhitungan penggajian secara manual, dapat terjadi kemungkinan bahwa perhitungan tersebut salah. Human error menjadi kesalahan yang paling sering terjadi saat melakukan perhitungan payroll secara manual.
Perusahaan wajib memproses penggajian karyawan dengan mempertimbangkan komponen-komponen penting, misalnya gaji pokok, tunjangan karyawan, BPJS, dan pajak penghasilan. Saat ini, payroll disebut sistem penggajian modern karena membantu perusahaan memberikan gaji kepada karyawannya tepat waktu.
Pengertian Sistem Payroll
Payroll adalah suatu sistem perusahaan menghitung dan membayar gaji dan tunjangan kepada karyawan. Proses ini meliputi penghitungan gaji pegawai berdasarkan jumlah jam kerja atau gaji bulanan, pembayaran potongan pajak, potongan asuransi kesehatan atau dana pensiun, dan tunjangan lainnya seperti bonus dan komisi.
Payroll sangat penting untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dan karyawannya. Perusahaan juga harus memastikan proses penggajian dilakukan dengan benar dan sesuai dengan peraturan pemerintah mengenai penggajian dan pembayaran pajak. Oleh karena itu, kebijakan dan prosedur pembayaran harus dirancang dan diterapkan secara cermat dan profesional oleh departemen keuangan atau sumber daya manusia perusahaan.
Manfaat Penggunaan Sistem Payroll pada Perusahaan
Sistem payroll adalah bukti kemajuan teknologi yang memberikan manfaat, terutama bagi perusahaan yang mengelola gaji karyawan. Berikut adalah manfaat sistem payroll bagi perusahaan.
#1 Efisiensi Waktu
Melalui penggunaan sistem payroll, perusahaan bisa menghemat waktu terkait proses perhitungan gaji secara manual. Pelaksanaan penghitungan gaji bisa dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada kegiatan lainnya. Aplikasi payroll sudah dilengkapi dengan fitur penghitungan gaji otomatis, seperti absensi karyawan yang secara otomatis dapat langsung dijumlahkan dengan gaji pokok karyawan.
#2 Akurasi dalam Menghitung Gaji Karyawan
Sistem payroll dengan kerja otomatis dapat memperkecil kesalahan manusia dalam perhitungan gaji dan tunjangan karyawan, sehingga dipastikan bahwa setiap karyawan menerima gaji yang tepat dan adil.
#3 Data yang Terintegrasi
Sistem payroll termasuk ke dalam fitur yang terdapat pada sistem perangkat lunak HR. Data kehadiran karyawan yang disimpan dalam sistem secara otomatis merefleksikan penggajian karyawan ketika periode payroll dimasukkan. Artinya, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual.
#4 Penghematan Biaya
Sistem payroll juga membantu perusahaan menghitung terkait biaya karyawan yang tidak perlu, seperti biaya asuransi berlebihan dan potongan pajak yang tidak tepat. Dengan sistem audit yang teratur, perusahaan mampu menghemat biaya demi meningkatkan efisiensi operasional. Penggunaan payroll ini memberikan manfaat signifikan bagi perusahaan, salah satunya peningkatan efisiensi waktu dan akurasi.
Cara Kerja Sistem Payroll
Pada dasarnya, terdapat tiga tahapan dalam mekanisme sistem payroll. Berikut penjelasan lengkapnya.
#1 Proses Pra-penggajian
Pada tahap ini, HR akan mengumpulkan data karyawan terkait jumlah gaji dan tunjangan karyawan, jumlah kehadiran selama sebulan terakhir, dan jumlah lembur jika ada. HR akan memeriksa kevalidan data tersebut untuk memastikan tidak ada yang terlewat. Tahap ini dapat lebih cepat dilakukan saat perusahaan telah menggunakan sistem yang terintegrasi.
#2 Proses Penggajian
Data yang diverifikasi kemudian dimasukkan ke dalam sistem penggajian dan mulai proses pembayaran gaji. Dalam proses ini, seluruh elemen gaji karyawan dihitung dengan berbagai faktor dan mencapai tahap akhir, sehingga menghasilkan besaran nilai gaji bersih karyawan. Setelah memverifikasi kebenaran informasi gaji karyawan, gaji karyawan dikirim ke rekening masing-masing karyawan.
#3 Pasca Penggajian
Pada tahap ini, data nominal PPh 21 karyawan akan didata. Selanjutnya, HR akan mengirimkan laporan PPh 21 karyawan kepada Dirjen Pajak. Pihak HR juga akan bekerjasama dengan tim keuangan untuk mencatat semua transaksi. Kemudian, karyawan akan mendapatkan slip gaji mereka sebagai rincian bukti.
Komponen Pembentuk Sistem Payroll
Berikut ini merupakan komponen pembentuk payroll yang perlu dimasukkan ke dalam perhitungan penggajian karyawan:
#1 Gaji pokok
Gaji pokok adalah gaji pegawai yang ditetapkan dan disepakati antara perusahaan dan karyawan. Ada upah minimum yang ditetapkan pemerintah, namun gaji pokok diatur oleh perusahaan. Perjanjian ini disetujui tidak hanya oleh pihak perusahaan tetapi juga oleh para karyawan.
Gaji pokok merupakan salah satu item yang wajib dimasukkan dalam perhitungan penggajian. Komponen gaji pokok merupakan bagian terpenting dalam perhitungan penggajian. Oleh karena itu, penting untuk memahami komponen-komponen penggajian agar lebih memahami sistem payroll .
#2 Tunjangan
Tunjangan adalah jumlah uang yang dibayarkan kepada karyawan untuk tujuan tertentu. Tunjangan merupakan komponen yang harus dimasukkan dalam sistem penggajian agar pencatatan penggajian suatu perusahaan menjadi lebih akurat. Tidak semua karyawan menerima tunjangan karena tergantung pada kontrak perusahaan.
#3 Pajak Penghasilan (PPh 21)
Pajak penghasilan atau PPh 21 adalah pajak atau potongan atas gaji yang diterima oleh karyawan. Aturan mengenai potongan pajak telah diatur oleh pemerintah. Komponen PPh 21 harus dimasukkan ke dalam penggajian agar perusahaan dan karyawan dapat menyelesaikan kewajiban pajak.
#4 Potongan Pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
Setiap perusahaan mempunyai potongan untuk pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Potongan ini tentunya bermanfaat bagi karyawan karena penggunaannya juga akan bermanfaat untuk karyawan.
#5 Insentif atau Uang Lembur
Lembur dalam jam kerja harus dimasukan ke dalam komponen penggajian pada sistem payroll perusahaan. Insentif atau uang lembur adalah upah yang diterima saat karyawan mendapat jam lembur. Komponen ini sangat penting sehingga harus dimasukkan karena sudah diatur oleh pemerintah.
Baca juga: 12 KPI Human Resources di Perusahaan
Hal yang Mempengaruhi Gaji Karyawan
Pembayaran gaji dapat bervariasi tergantung pada masing-masing perusahaan. Hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan itu sendiri dan perjanjian perundingan bersama yang disepakati kedua belah pihak. Namun secara umum hal-hal yang sebenarnya mempengaruhi gaji seorang karyawan antara lain:
#1 Jumlah Kehadiran
Beberapa perusahaan memiliki aturan bahwa karyawan yang tidak masuk kerja tanpa alasan apa pun dan tidak dipotong hari cuti, maka dipotong dari gaji bulanannya. Sistem penggajian dapat mengintegrasikan ini secara otomatis.
#2 Target Insentif
Sistem gaji saat ini dapat mencakup program bonus bagi karyawan yang mencapai tujuan di bidang tertentu di perusahaan. Dengan demikian, HR tidak perlu menghitung secara manual besaran insentif yang diterima setiap karyawan.
#3 Upah lembur
Perusahaan wajib membayar upah lembur kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja yang ditentukan. Hal ini sesuai dengan peraturan pemerintah mengenai ketenagakerjaan.
#4 Potongan utang atau denda
Beberapa perusahaan kini menawarkan fasilitas kasbon. Fitur ini otomatis dipotong dari gaji karyawan bulan berikutnya. Perusahaan juga dapat menerapkan sistem denda bagi karyawan yang melanggar peraturan atau merugikan perusahaan. Hal ini dilakukan untuk menciptakan lingkungan kerja yang lancar dan tertib.
Metode Perhitungan Payroll Karyawan
Setiap perusahaan memiliki syarat dan kebijakannya sendiri, salah satunya dalam metode penghitungan payroll. Tentunya cara yang digunakan akan tetap sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan pemerintah yang berlaku saat ini. Simak penjelasan di bawah ini untuk mempelajari berbagai cara menghitung gaji karyawan.
#1 Netto
Metode netto merupakan metode perhitungan penggajian berdasarkan iuran BPJS dan penghasilan PPh 21. Dengan demikian, gaji yang diterima seorang karyawan merupakan gaji bersih. Sebab, perusahaan menghitung iuran pajak dan asuransi sosial karyawan. Untuk itu, perusahaan dapat menggunakan aplikasi payroll seperti Haermes untuk memudahkan penggunaan metode netto online.
#2 Gross
Berbeda dengan metode netto, dalam metode gross karyawan sendiri yang menghitung pajak dan iuran yang berlaku atas payroll mereka. Metode gross adalah suatu cara perusahaan membayar gaji tanpa memperhitungkan pemotongan gaji. Oleh karena itu, gaji yang diterima pegawai dapat dikatakan sebagai gaji kotor.
#3 Gross up
Dengan metode gross up, karyawan tetap menerima gaji beserta tunjangan dan iuran pemotongan pajak dan BPJS. Bedanya, karyawan membayar iuran pajak BPJS yang besarannya ditentukan oleh perusahaan. Setelah membayar pajak, karyawan harus melaporkannya kepada perusahaan.
Itulah Risers, penjelasan mengenai payroll dan manfaatnya bagi perusahaan. Dengan adanya payroll tentu akan sangat membantu perusahaan dan tim HR dalam mengelola gaji karyawan.
Baca juga: Cara Melakukan Kompensasi dan Benefit Karyawan yang Efektif
Tertarik Belajar Ilmu Learning & Development?
Untuk kamu yang ingin belajar dan bekerja sebagai Learning & Development bisa mengikuti Mission-Based Bootcamp Human Resources dari harisenin.com. Kamu bisa belajar secara intensif dan bisa pilih spesialisasi sesuai yang kamu inginkan.
