Kenalan Yuk Sama Pekerjaan Staff Administrasi!

Pekerjaan staff administrasi sering dianggap remeh, tapi nyatanya penting bagi operasional perusahaan. Meskipun saat ini teknologi sudah canggih, peran seorang staff administrasi masih belum tergantikan. Faktanya, tidak sedikit perusahaan yang masih mencari kandidat untuk menempati posisi ini. Baca terus artikel ini untuk lebih mengenal pekerjaan staff administrasi!  

Apa itu staff administrasi?  

ilustrasi orang berpikir (freepik.com/cookie_studio)  

Sebelum lebih dalam, mari kita bedah hal fundamentalnya dulu. Sebenarnya apa sih staff administrasi itu? Staff administrasi adalah posisi atau jabatan di sebuah perusahaan yang memiliki fungsi memberikan support dalam hal administratif guna tercapainya tujuan perusahaan.  

Risers pasti pernah dengar kalau posisi ini sering dikaitkan dengan kemampuan serba bisa alias ‘palugada’. Padahal untuk menjadi seorang staff administrasi diperlukan beberapa pengetahuan dan keterampilan khusus yang mumpuni, loh. Beberapa keterampilan itu antara lain:  

1. Korespondensi  

   Merujuk pada website KBBI, korespondensi adalah kegiatan yang berkaitan dengan surat menyurat. Dalam proses korespondensi, seorang staff administrasi haruslah mampu menulis dengan bahasa yang baik, sesuai PUEBI, dan secara profesional.   

2. Document review  

   Seorang staff administrasi harus punya keterampilan khusus ini. Document review adalah proses menilai sebuah dokumen sesuai dengan ketentuan atau tidak. Ketentuan pun bermacam-macam yang mana disesuaikan dengan perusahaan.  

3. Service excellence   

   Pada dasarnya ini adalah keterampilan melayani pelanggan. Service excellence terjadi ketika seorang staff administrasi memberikan pelayanan diatas harapan awal, yang dalam hal ini adalah pelayanan kepada perusahaan.   

4. Bookkeeping  

   Penjurnalan sederhana juga jadi salah satu keterampilan khusus seorang staff administrasi. Staff administrasi dalam sebuah perusahaan, terkhusus perusahaan rintisan akan sering diminta untuk melengkapi dan mencatat setiap transaksi yang masuk.   

5. Microsoft office suites  

   Penguasaan teknologi juga jadi keterampilan khusus yang harus dimiliki staff administrasi. Salah satunya software Microsoft office yang terdiri dari: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point, dsb. Tugas dari seorang staff administrasi sangat berkaitan dengan dokumen dan data. Dengan keterampilan menggunakan software tentunya pekerjaan staff administrasi jadi lebih mudah.  

Baca Juga:    Kenalan Dengan Harisenin Bootcamp Microsoft Excel  

6. Manajemen pengarsipan  

   Sebuah perusahaan pasti punya berbagai macam arsip. Arsip itu tentu tidak dibiarkan tergeletak begitu saja. Staff administrasi yang akan memanajemen arsip-arsip tersebut. keterampilan manajemen arsip ini berkaitan dengan proses klasifikasi arsip, pendistribusian arsip, hingga pengelolaan retensinya.   

Lalu jobdesk staff administrasi apa aja?  

ilustrasi orang bekerja (freepik.com/freepik)  

Setelah Risers mengetahui apa itu staff administrasi dan beberapa keterampilan khususnya, sekarang kita lanjut bahas jobdesknya. Kira-kira staff admin kerjanya ngapain sih?  

1. Mengelola administrasi perusahaan  

   Kamu akan punya tugas mengelola administrasi perusahaan serta memastikan semua prosesnya berjalan dengan baik. Pengelolaan administrasi ini nantinya berkaitan dengan dokumen (faktur, laporan keuangan, dan arsip fisik maupun digital) serta agenda perusahaan.  

2. Membuat korespondensi   

   Seperti yang sudah dipaparkan di bagian sebelumnya, korespondensi ini nantinya berkaitan dengan surat-menyurat. Tugas ini adalah salah satu tugas yang paling sering dilakukan oleh staff administrasi.   

   Jenis-jenis surat yang biasa dibuat oleh staff administrasi yaitu, surat resmi untuk internal maupun eksternal, surat kontrak ataupun perpanjangan kontrak antara perusahaan dengan mitra, surat penjualan, surat pembelian, dan surat perintah kerja.   

3. Menginput dan validasi data  

   Jobdesk lainnya dari staff administrasi adalah menginput data. Selain dokumen perusahaan, staff administrasi juga tidak jarang menemui kumpulan data perusahaan. Data-data tersebut biasanya berasal dari dokumen atau arsip yang nantinya diinput ke dalam sebuah sistem.   

   Sebagai contoh penerapannya yaitu, staff administrasi punya rutinitas menginput data dari dokumen faktur penjualan untuk arsip digital. Tidak hanya itu, staff administrasi juga memvalidasi untuk memastikan data yang diinputkan adalah benar dengan aslinya.   

4. Melakukan review dokumen perusahaan   

   Melakukan review dokumen juga merupakan jobdesk staff administrasi. Jobdesk ini untuk memastikan bahwa semua dokumen internal maupun eksternal perusahaan valid dan tidak menyalahi aturan perusahaan. Sebagai contoh, saat korespondensi surat masuk dan surat keluar akan direview oleh staff administrasi terlebih dahulu sebelum didistribusikan.   

5. Melakukan pengarsipan   

   Proses pengarsipan menjadi hal yang krusial dilakukan dalam sebuah perusahaan. Biasanya arsip digunakan saat adanya audit di suatu perusahaan. Pengarsipan jadi tanggung jawab staff administrasi juga nih.   

   Prosesnya yaitu staff administrasi akan membuat kode arsip untuk tiap dokumen. Lalu, mengumpulkan seluruh dokumen tersebut serta mengklasifikasikannya ke dalam kode arsip yang sudah dibuat. Nantinya, arsip-arsip itu dimasukan ke box arsip dan disimpan rapi pada rak penyimpanan khusus.   

6. Komunikasi dengan pihak ketiga  

   Tidak hanya soal pengelolaan dokumen dan hal administratif lainnya. Staff administrasi juga harus mampu berkomunikasi secara profesional. Dalam pekerjaannya, ia banyak berhubungan dengan pihak lain seperti mitra dan klien.   

Gaji staff administrasi berapa sih?  

ilustrasi orang menghitung uang gaji (freepik.com/freepik)  

Risers pasti makin kepo sama posisi ini dan bertanya-tanya untuk gajinya sendiri apakah oke? Tentu saja bisa dipertimbangkan nih, Risers.   

Gaji staff administrasi di Indonesia senilai Rp. 2.8jt-5.8jt via  glassdoor . Wah, lumayan juga ya. Tapi, sebenarnya itu secara umumnya. Staff administrasi punya tingkatannya sendiri. Gaji dari setiap tingkatannya pun berbeda. Nih, biar lebih jelasnya lagi kita breakdown satu-persatu.  

1. Entry Level/Associate   

   Tanggung jawab pada level ini biasanya tidak terlalu besar. Kualifikasi rekrutmennya pun tidak memerlukan pengalaman lama, seperti >1 tahun dan <2 tahun. Oleh karena itu, gajinya pun hanya ada di rentang Rp. 2,8jt-3,1jt  

2. Senior Level  

   Dari namanya saja sudah senior, pasti tanggung jawabnya pun lebih tinggi. Untuk ada di tingkatan ini, staff administrasi harus sudah punya pengalaman >2 tahun. Gajinya sendiri ada pada rentang Rp. 4jt-5,8jt.   

Staff administrasi emang ada jenjang karirnya, ya?  

Infografis:  Jenjang karir Staff Administrasi by harisenin.com  

Kalo kamu tanya soal jenjang karir, tentu jawabnya ada. Kayaknya kamu mulai tertarik ya sama pekerjaan ini. Nah, sekarang kamu bisa petakan strategi untuk mencapai posisi di setiap jenjangnya.  

1. Staff Administrasi Junior  

   Ini adalah tahap awal di mana kamu mulai membangun keterampilan dasar di bidang administrasi. Tugasmu mencakup pengelolaan dokumen, penjadwalan, serta mendukung tim dalam berbagai pekerjaan administratif. Di posisi ini, kamu akan memperoleh pengalaman penting dan memahami fondasi dari pekerjaan administrasi.  

2. Staff Administrasi Senior  

   Setelah mengumpulkan pengalaman beberapa tahun, kamu berpeluang naik ke posisi Senior. Di level ini, tanggung jawabmu jadi lebih luas—kamu akan menangani proyek administrasi yang lebih kompleks, memimpin tim kecil, dan berperan lebih strategis dalam mengelola dokumen serta komunikasi internal.  

3. Kepala Administrasi  

   Kalau kamu udah nunjukin kemampuan kepemimpinan dan manajerial yang solid, kamu bisa naik ke posisi Supervisor Administrasi. Di peran ini, kamu akan memimpin tim Staff Administrasi, memastikan semua proses administratif berjalan dengan baik, serta bertanggung jawab dalam membina dan melatih anggota tim yang baru.  

   Di beberapa perusahaan, terutama yang strukturnya lebih sederhana atau di sektor tertentu (kayak manufaktur atau perusahaan kecil-menengah), kadang nyatuin fungsi administrasi sama general affair.  

4. Level Manajer  

   Di level ini, kamu sudah memegang posisi manajerial yang lebih tinggi, dengan tanggung jawab memimpin seluruh departemen administrasi. Kamu akan bekerja sama dengan berbagai divisi untuk memastikan semua proses administrasi berjalan selaras dan terintegrasi. Selain itu, kamu juga akan terlibat dalam perencanaan strategis serta ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan penting perusahaan.  

5. Level Direktur  

   Buat kamu yang sudah ada di puncak karier, posisi ini membawa tanggung jawab strategis yang besar. Sebagai Direktur Administrasi, kamu akan menyusun kebijakan administratif perusahaan, memimpin tim dalam skala besar, dan berperan aktif dalam membentuk visi serta tujuan jangka panjang organisasi.  

Kesimpulan  

Itulah pembahasan tentang pekerjaan staff administrasi. Sekarang kamu jadi semakin kenal kan sama pekerjaan ini? Tertarik berkarir sebagai staff admin?  

Untuk kamu yang tertarik berkarir menjadi staff admin kamu bisa mengikuti  Harisenin Bootcamp Staff Administrasi . Jika ada pertanyaan atau ingin konsultasi kamu bisa klik  link ini .