Mungkin kamu sudah nggak asing lagi nih dengan banyaknya lowongan kerja yang membuka posisi sebagai Virtual Assistant atau VA. Singkatnya profesi ini dibutuhkan untuk membantu klien dalam melakukan beberapa hal terkait administratif dari jarak jauh.
Baca Juga: Virtual Assistant Kerjanya Apa?
Namun sebagai seorang pemula, apa saja sih tools yang wajib kamu ketahui sebagai VA? Yuk , simak artikel di bawah ini!
Apa Itu Tools Virtual Assistant?
Tools Virtual Assistan t adalah website , software dan aplikasi yang dapat memudahkan kamu dalam melakukan tugas yang diberikan oleh klien.
Sebagai seorang pemula tentu saja menggunakan tools ini dapat memberikan keuntungan karena daftar pekerjaan yang harus dilakukan menjadi terorganisir dan lebih cepat selesai.
Tools Wajib Untuk Menjadi Virtual Assistant
Tools Manajemen Proyek
Sebagai seorang virtual assistant yang identik dengan tugas mengatur proyek klien tentu saja tools manajemen proyek ini dibutuhkan untuk mengelola to do list agar lebih terstruktur dan terkontrol dengan baik.
Berikut merupakan beberapa tools manajemen proyek yang bisa kamu gunakan sebagai seorang VA!
#1 Trello ( trello.com )
Trello adalah aplikasi berbasis web yang bisa kamu gunakan untuk mengatur pekerjaan bersama klien agar lebih terorganisir. Didukung dengan format board, kamu bisa membuat berbagai macam board sehingga dapat mengontrol tugas apa saja yang menjadi to do list, siapa yang mengerjakannya, dan sudah sampai mana progresnya.
Beberapa kelebihan lain dari aplikasi ini yaitu kamu bisa mengatur setiap deadline dari tiap tugas yang diberikan, tampilannya juga simple sehingga cocok untuk pemula. Tak kalah penting, aplikasi ini juga bisa memberikan notifikasi kepada email jika ada perubahan dalam board.
Dilansir dari situs resminya, trello tersedia secara gratis dan berbayar. Perbedaannya terletak pada fitur yang dapat digunakan dan jumlah penyimpanan file yang disediakan. Namun sebagai seorang VA, trello dengan versi gratis sudah cukup untuk mengelola proyek kecil dengan beberapa klien.
#2 Click Up ( clickup.com )
Secara fungsi, ada juga aplikasi yang mirip dengannya trello tapi dengan keuntungan dan fitur berbeda yaitu Click Up , sebuah platform untuk membantu memanajemen proyek.
Beberapa kesamaan trello dan click up terletak pada fitur pengaturan deadline , melacak pekerjaan dan meningkatkan kolaborasi tim. Namun aplikasi ini dirasa lebih unggul karena terdapat beberapa tools lain untuk membantu workflow yang tidak ada di aplikasi trello.
Sama dengan aplikasi trello, click up tersedia dalam versi gratis dan berbayar. Perbedaannya terletak pada jumlah tugas, penyimpanan dan fitur. Platform ini cocok digunakan untuk virtual assistant yang menangani proyek klien yang berbeda.
#3 Asana ( asana.com )
Sama seperti kedua aplikasi sebelumnya, Asana adalah salah satu pilihan aplikasi manajemen proyek yang bisa kamu gunakan sebagai salah satu tools virtual assistant karena didalamnya kamu bisa memberikan tugas dan sub tugas.
Secara keseluruhan fitur yang ada di aplikasi ini sama-sama berisi tentang daftar to do list, board untuk mengontrol dan fitur kalender untuk menentukan deadline . Aplikasi ini cocok untuk mengelola proyek yang lebih kompleks dibandingkan kedua aplikasi sebelumnya.
Asana tersedia dalam versi gratis dan berbayar tetapi versi gratis juga sudah cukup untuk digunakan untuk virtual assistant pemula.
Tools Komunikasi dan Koordinasi
Dengan sistem pekerjaan yang fleksibel dan umumnya bekerja dalam jarak jauh, salah satu tools yang paling dibutuhkan sebagai seorang VA adalah aplikasi untuk melakukan komunikasi dan koordinasi.
Berikut adalah beberapa tools VA yang bisa kamu gunakan untuk memudahkan komunikasi dan koordinasi bersama klien.
#4 Slack ( slack.com )
Slack adalah aplikasi komunikasi yang saat ini banyak digunakan terutama dalam bidang pekerjaan secara online . Melalui aplikasi ini, kamu dapat dengan mudah berkomunikasi dengan klien secara real time .
Terdapat fitur obrolan grup ( channel ) dan pesan pribadi ( direct message ). Selain itu aplikasi ini dapat memudahkan kamu dalam melakukan koordinasi lain seperti berbagi file.
Sebagai seorang virtual assistant pemula, aplikasi ini cocok digunakan karena memiliki tampilan yang simple dan berbagai fitur bermanfaat yang mudah digunakan. Aplikasi ini juga tersedia dalam versi gratis dan berbayar dengan berbagai paket berbeda.
#5 Discord ( discord.com )
Sama seperti slack, aplikasi Discord ini juga berfungsi sebagai media komunikasi yang dapat yang dapat memudahkan koordinasi bersama klien. Fun fact nya, dulu aplikasi ini digunakan untuk komunitas gamer tapi kini juga digunakan dalam berbagai komunitas lain atau dalam dunia profesional.
Discord memiliki fitur yang lebih lengkap dan menarik dibandingkan dengan slack, dalam aplikasi ini kamu dapat membuat berbagai channel dengan berbagai topik berbeda. Didalamnya terdapat juga fitur suara untuk mengobrol secara langsung, dapat melakukan screen sharing dan yang tak kalah keren lagi aplikasi ini dilengkapi fitur bot yang sangat membantu kamu dalam memanajemen sebuah tugas.
Jadi, discord cocoknya digunakan dalam lingkungan seperti apa nih ? Kalau aplikasi slack cocok untuk lingkungan pekerjaan yang lebih formal, discord lebih cocok untuk lingkungan yang lebih santai dan fleksibel. Tetapi sebagai seorang VA, kamu boleh memilih aplikasi mana yang lebih cocok untuk lingkungan kerjamu!
#6 Zoom ( zoom.com )
Mungkin kamu sudah nggak asing lagi dengan salah satu aplikasi yang populer sejak zaman covid ini, yap aplikasi Zoom . Aplikasi ini digunakan untuk melakukan komunikasi secara jarak jauh atau meeting secara online .
Berbagai fitur tersedia di aplikasi ini yaitu dapat menjadwalkan meeting , berbagi layar, membuat breakout room dan juga recording meeting . Biasanya aplikasi ini digunakan untuk melakukan komunikasi dan koordinasi secara langsung untuk mengurangi kesalahpahaman dan menjelaskan progres serta tugas lebih jelas lagi kepada klien.
#7 Google Meet ( google meet )
Sama seperti aplikasi zoom, Google Meet memiliki fitur untuk berkomunikasi secara langsung melalui online video . Namun yang membedakannya yaitu aplikasi ini dapat terhubung langsung dengan google calendar atau gmail yang kamu atau klien miliki sehingga jadwal dan link meeting akan langsung masuk ke dalam email.
Keuntungan lainnya, kamu tidak perlu menginstal aplikasi lagi karena google meet ini bisa diakses langsung melalui browser secara gratis. Aplikasi ini cocok untuk kamu yang membutuhkan akses cepat, ringan dan tanpa ribet.
Tools Untuk Atur Jadwal
Tools wajib virtual assistant lain yang perlu kamu ketahui yaitu tools untuk mengatur jadwal. Sebagai seorang VA, tools ini dapat membantu pekerjaan menjadi lebih terorganisir karena dapat menjadwalkan meeting klien sehingga dapat menghindari jadwal yang bentrok.
#8 Google Calendar ( google calendar )
Google Calendar adalah aplikasi kalender yang disediakan oleh google dan terhubung langsung dengan Gmail dan Google Meet. Aplikasi ini dapat membantu kamu untuk membuat dan menjadwalkan meeting, memberi pengingat juga deadline .
Dalam aplikasi ini juga kamu bisa membuat kalender terpisah untuk tiap klien. Sebagai seorang VA, aplikasi ini menjadi tools yang efektif karena dapat dengan mudah sinkron dengan berbagai perangkat.
#9 Calendly ( calendly.com )
Mirip dengan Google Calendar, Calendly adalah platform penjadwalan online tapi bedanya dalam aplikasi ini klien dapat melihat waktu kosong yang kamu miliki sehingga klien yang akan mem booking duluan.
Calendly ini juga dapat terhubung dengan zoom, google meet dan bahkan bisa juga masuk ke dalam google calendar. Jadi sebagai seorang VA, kamu bisa buat link booking pribadi dahulu kemudian bagikan ke klien sehingga nanti klien yang menyesuaikan waktu. Aplikasi ini dapat menghemat waktu karena kamu dan klien tidak perlu lagi mendiskusikan jadwal meeting yang tepat.
Tools Penyimpanan File
Tools penyimpanan file sangat penting bagi seorang virtual assistant untuk menyimpan berbagai file penting agar lebih aman, tersimpan secara rapi dan dapat berbagi file dengan klien. Oleh karena itu berikut ada beberapa tools yang sering digunakan oleh seorang VA.
#10 Google Drive ( google drive )
Google Drive adalah layanan penyimpanan file yang diberikan gratis oleh google. Dalam platform ini kamu bisa menyimpan berbagai bentuk dan jenis file seperti video, dokumen dan file lainnya.
Sebagai seorang VA, google drive ini dapat membantu kamu mengorganisir tugas karena dapat membuat folder berbeda untuk tiap proyek, membagikan file melalui link dan terintegrasi dengan berbagai perangkat.
#11 Dropbox ( dropbox.com )
Dropbox adalah tempat menyimpan berbagai bentuk file tetapi memiliki keuntungan berbeda dengan google drive. Platform ini dapat melakukan penyimpanan otomatis file dari laptop atau handphone. Selain itu juga dropbox cocok digunakan untuk berbagi file yang memiliki ukuran besar seperti desain dan video.
Baca Juga: Cara Menjadi Virtual Assistant Untuk Pemula
Tips Memilih Tools Virtual Assistant yang Tepat
Nah , setelah kamu tahu beberapa tools yang wajib diketahui oleh seorang Virtual Assistant, sekarang cari tahu yuk tips untuk memilih tools yang tepat untuk pekerjaanmu sebagai VA!
- Kamu harus paham tugas yang diberikan dan kebutuhan apa saja yang mendukung hal tersebut
- Pilihlah tools yang menurutmu mudah digunakan atau dapat kamu pelajari dengan cepat
- Perhatikan apakah tools yang kamu pilih saling berkaitan dengan tools lainnya karena itu akan memudahkan pekerjaanmu kedepannya
- Pilih tools yang dapat diakses di berbagai perangkat agar memudahkan kamu bekerja kapan dan dimana saja.
Baca Juga: Peluang Karir Virtual Assistant di Indonesia
Nah , kamu mungkin sudah familiar dengan beberapa tools di atas nih ! Nggak ada salahnya dong buat coba jadi virtual assistant. Tapi kamu masih bingung harus mulai dari mana? Yuk ikut Bootcamp Virtual Assistant di Harisenin.com supaya kamu bisa belajar langsung dunia VA dengan para mentor profesional!
![Cara Mudah Menggunakan Rumus VLOOKUP dan HLOOKUP [Bonus Contoh & Soal Latihan]](https://cdn-tips.harisenin.com/vlookup-vs-hlookup.jpg)
