Di era digital ini, Virtual Assistant (VA) menjadi salah satu profesi yang menarik buat kamu yang suka bekerja jarak jauh dan bisa bekerja dimana aja.
Sebagai VA kamu menyediakan berbagai layanan administratif, teknis, atau kreatif untuk perusahaan atau personal. Buat kamu yang pemula ingin melangkah sebagai VA, ini cocok banget buat kamu, Yuk, kita bahas bareng!.
Image : Freepik
Apa Itu Virtual Assistant?
Virtual Assistant (VA) itu sebenarnya seperti asisten pribadi, tapi bekerja secara online. Jadi, kalau biasanya asisten duduk di kantor sebelah kita, VA bisa membantu dari mana saja, bahkan dari belahan dunia yang berbeda. Tugasnya beragam, mulai dari mengatur jadwal, membalas email, membuat laporan, sampai mengelola media sosial atau toko online.
VA ini cocok banget buat membantu para pebisnis, freelancer, atau siapa saja yang butuh bantuan untuk pekerjaan administratif, kreatif, atau teknis, tapi nggak mau repot mempekerjakan karyawan tetap.
Baca juga: Virtual Assistant Kerjanya Apa Aja?
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Virtual Assistant
Menjadi Virtual Assistant (VA) butuh kombinasi antara hard skill dan soft skill . Kamu dituntut untuk mengerjakan berbagai tugas, selain itu kamu juga harus punya kepribadian yang mendukung ketika bekerja jarak jauh. Yuk, bahas satu-satu :
Hard Skill Virtual Assistant
Manajemen Waktu
Kamu sebagai Virtual Assistant harus pandai menentukan mana pekerjaan yang perlu didahulukan dan mampu menyusun jadwal yang efisien. Dengan memanfaatkan tools seperti Google Calendar, Trello, atau Notion, kamu dapat membantu klien mengatur agenda harian, rapat, hingga deadline project tanpa ada yang terlewat. Selain itu, kamu juga harus membagi waktu untuk kehidupanmu untuk melakukan hal lain.
Penguasaan Software Tertentu
Beberapa software yang dipakai VA antara lain :
- Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
- Google workspace (Google Docs, Google Meet, Google Sheet, Google Slide, Google Calendar)
- Project Management (Trello, Clickup, Notion)
- CRM Tools (Hubspot, Salesforce)
- E Commerce Tools ( Shopify, Amazon, WooCommerce)
- Marketing Tools (Semrush, Ahrefs)
- Desain Grafis (Canva, Capcut, Adobe Photoshop, Figma)
Kemampuan Menulis dan Editing
Kemampuan menulis dan editing sangat penting bagi seorang VA, karena banyak pekerjaan yang melibatkan menulis, seperti menyusun email, membuat laporan, atau menulis konten untuk media sosial. Gaya penulisan yang jelas, ringkas, dan menarik menjadi kunci untuk menyampaikan pesan dengan efektif. Selain itu, kemampuan editing diperlukan untuk memastikan konten yang dibuat mudah dipahami oleh audiens.
Kemampuan Administratif
Sebagai tangan kanan digital, kamu harus memiliki kemampuan administratif, seperti pengelolaan data dan dokumen, pembukuan sederhana, hingga menjawab email atau pesan secara profesional. Seorang VA mampu mendukung kebutuhan administrasi klien, memastikan segala hal berjalan lancar dan terorganisir.
Soft Skill Virtual Assistant
Soft skill sama pentingnya dengan hard skill, terutama dalam menjaga hubungan klien, antara lain :
- Komunikasi yang baik
- Berpikir kritis
- Problem solving
- Inisiatif
- Disiplin
- Adaptabilitas
- Multitasking
- Self-Motivation dan Manajemen Stres
Tips Pemula untuk Menjadi Virtual Assistant
#1 Asah Skill
Seperti yang sebelumnya, Skill ini penting untuk kamu, skill yang kamu miliki dapat menjadi nilai tambah dimata calon klien dan perusahaan yang merekrut kamu, pastikan juga kamu memilih bidang yang sesuai skill kamu ya!.
#2 Mengikuti Pelatihan dan Sertifikasi
Menjadi seorang VA yang bersaing, selain mengasah skill kamu, kamu juga perlu pelatihan atau sertifikasi supaya menjadi bukti bahwa skill kamu layak, diantaranya :
- Bahasa Asing atau Bahasa Inggris : Kamu bisa belajar di Duolingo, Busuu, atau Cakap.
- Manajemen Waktu dan Organisasi : Kursus di Coursera, Udemy, dan LinkedIn Learning.
- Penggunaan Software tertentu : Contohnya capcut, canva, Hubspot, Trello atau Adobe Photoshop bisa di plartform Udemy.
- Digital Marketing dan SEO : Kamu bisa cari di Google Digital Garage, atau Harisenin.com.
- Kursus Khusus Virtual Assistant : Beberapa platform menawarkan kursus VA, seperti Harisenin.com, yang membahas dasar-dasar profesi ini hingga menjadi seorang profesional di bootcamp Virtual Assistant.
#3 Tentukan Spesialisasi/Niche
Jadi Virtual Assistant itu luas, penting buat kamu memilih spesialisasi. Beberapa niche untuk VA adalah :
- Media Sosial : Manajemen media sosial, campaign iklan, influencer marketing, dan Social Media Specialist.
- Administrasi : Entri data, Pengolahan dokumen, manajemen email dan jadwal untuk rapat.
- Customer Support : menangani keluhan konsumen, memberikan informasi seputar produk dan jasa, menawarkan solusi dan mencatat informasi.
- E Commerce : Manajemen toko online, pengelolaan inventaris produk, layanan pelanggan, dan pengelolaan pengiriman pemesanan.
#4 Membangun Portfolio yang Menarik.
Beberapa tips untuk kamu agar portfolio makin menarik, antara lain :
- Ceritakan sedikit tentang diri kamu dan kenapa kamu bisa jadi solusi buat si klien. Jelaskan keahlian dan kelebihan kamu supaya klien milih kamu.
- Jelaskan pengalaman kamu yang memiliki hubungan dengan Virtual assistant sebelum kamu menjadi VA, jelaskan pencapaian kamu. Kamu bisa juga membuat fake project, kalau kamu masih bingung, bisa ikut bootcamp Virtual Assistant Harisenin.com supaya ada project untuk kamu.
- Jelaskan kursus atau sertifikasi yang kamu ikuti yang memiliki hubungan dengan VA, jelaskan pencapaian project yang kamu kerjakan.
- Jelaskan layanan yang dapat kamu tawarkan sebagai Virtual Assistant.
- Buatlah portfolio yang memiliki visual menarik dan juga mudah dibaca oleh audiens, kamu bisa bikin porftolio di Canva, Behance, atau bikin blog sendiri di blogger.
#5 Cara Mencari Klien Pertama Sebagai Virtual Assistant
Untuk kamu cari klien pertama bisa melalui plartform freelance seperti Upwork, Fiverr, atau Sribulancer. Kamu juga bisa mencari klien melalui Linkedin, atau Social media dengan membuat akun personal untuk dirimu, sehingga kamu bisa memperkenalkan dirimu pada calon klien atau perusahaan yang ingin merekrut kamu. Pastikan personal branding kamu di sosial media memiliki daya tarik tersendiri, misalnya membuat konten tentang Virtual Assistant, pekerjaan yang kamu lakukan, tips dan trik, dan membuat vlog project apa yang sedang kamu kerjakan.
#6 Strategi untuk Meningkatkan Tarif atau Gaji Seiring Pengalaman
Saat kamu sudah memiliki jam terbang sebagai Virtual Assistant, kamu layak dihargai berdasarkan pengalaman yang dimiliki. Beberapa langkah yang bisa kamu lakukan yaitu :
- Bangun reputasi yang solid : Perbarui portfolio kamu dengan berbagai pengalaman yang dimiliki, pastikan juga klien merasa puas atas jasa yang kamu berikan kepadanya dengan memberikan testimoni.
- Menambah keahlian : Walaupun kamu sudah memiliki berbagai pengalaman, tidak ada salahnya untuk terus belajar dengan memperluas keahlian kamu sebagai Virtual Assistant.
- Menjalin hubungan baik : Kamu fokuskan kepada value yang kamu berikan kepada klien, selain itu selalu berikan yang terbaik untuk klien, jika klien puas maka kamu bisa direkomendasikan sehingga mendapat peluang yang lebih layak.
- Tentukan harga dan layanan yang kamu berikan : Pastikan kamu perlu melakukan riset dan benchmarking terhadap pasar untuk menentukan tarif Virtual Assistant mu berdasarkan pengalaman yang dimiliki. Selain itu, buatlah berbagai paket untuk pelayanan virtual assistant mu, misalnya bentuk basic, standard, dan premium yang menyesuaikan harga.
Kesimpulan
Mau jadi Virtual Assistant (VA)? Kuncinya ada di persiapan dan skill . Kamu harus punya hard skill (misalnya, jago pakai komputer dan aplikasi, rapi administrasi) dan soft skill (misalnya, komunikasinya bagus, bisa atasi masalah). Jangan lupa bikin portofolio yang keren buat pamerin kemampuanmu. Cari klien bisa lewat internet atau kenalan. Kalau sudah banyak pengalaman, jangan ragu naikin tarif. Intinya, kalau persiapannya matang dan strateginya tepat, karir VA-mu pasti sukses!.
Biar makin mantap persiapan jadi VA, kamu bisa ningkatin kemampuanmu bareng Harisenin Bootcamp Virtual Assistant & Secretary. Kamu bakal belajar dari nol sampai siap kerja, plus ada dukungan buat persiapan kariernya juga!.
